راهنمای مطالعه
با گسترش فعالیت و اندازه شرکت‌ها، مدیران بیش‌ازپیش با چالش مدیریت فرآیندهای داخلی مواجه می‌شوند. درواقع روند فعالیت شرکت‌ها درنتیجه افزایش تعداد مشتریان پیچیده‌تر می‌شود و همین موضوع به دشوار شدن فعالیت کارمندان درون واحدها می‌انجامد. مدیران تازه‌کار معمولاً مجبور هستند با زمینه‌های مختلفی ازجمله مدیریت کارمندان، مسائل مالی، بازاریابی، عملیات و سایر موارد مهم دست‌وپنجه نرم کنند و ساده‌ترین راه برای مدیریت این حجم عظیم از اطلاعات، استفاده از صفحه‌های گسترده کلاسیک است.
این صفحه‌های گسترده ابزارهای ارزشمندی هستند و می‌توانند با توجه به نحوه استفاده‌شان به راهکاری سودمند تبدیل شوند. از طرفی، سرویس‌های آنلاین می‌توانند اتوماسیون، هماهنگی، سهولت و سرعت انجام امور را در خلال فرایندهای عملیاتی مختلف کسب‌وکارها در سطح بالایی ارائه کنند. اگر کسی قادر باشد در انجام کارها و وظایف حرفه‌ای‌اش از این سرویس‌ها بهره ببرد، زمان و فرصت بیشتری برای سایر فعالیت‌های مهم و کلیدی پیدا خواهد کرد. در ادامه این مطلب می‌خواهیم ۱۲ سرویس و ابزار آنلاین مناسب کسب‌وکارها را به شما معرفی کنیم. سرپرست‌ها، مدیرها و دستیارها با استفاده از این ابزارها به‌خوبی قادر خواهند بود امور و فعالیت‌های روزمره گروهشان را بررسی کنند و بهره‌وری را هم افزایش دهند.
ذخیره‌سازی فایل‌ها در اینترنت
Google Drive
برای گردآوری اطلاعات شرکت‌ها لازم است فضای مناسبی برای ذخیره کردن آن‌ها در دسترس داشته باشید. حالا تکنولوژی آن‌قدر پیشرفت کرده که رایانش ابری قادر است این فضای تقریباً نامحدود را در اختیارتان بگذارد. Google Drive علاوه بر ارائه امکانات مختلف ازجمله فضای ذخیره اطلاعات در اندازه‌های متفاوت، امکان شخصی‌سازی گزینه‌های به اشتراک گذاشتن فایل‌ها، ویرایش هم‌زمان و همگام‌سازی پوشه‌ها با مرورگر فایل کامپیوتر را میسر می‌سازد. همین مزایا و امکانات در سرویس Google Drive باعث برجسته‌تر شدن امکان ویرایش فایل‌ها توسط نرم‌افزار آن حتی در وضعیت آفلاین می‌شود.
مقاله مرتبط: حافظه های ابری: One Drive- iCloud Drop box- Google Drive
صفحه‌های گسترده
Google Sheet
کسب‌وکارها حجم کلانی از داده تولید می‌کنند. البته در این مقاله تلاش می‌کنیم از سرویس‌ها و ابزارهایی نام ببریم که حاضر و آماده هستند، اما صفحه‌های گسترده هم قادرند ارقام اداری و اجرایی کسب‌وکارتان را با ارائه راهکار مناسب سامان دهند و پردازش کنند. اطلاعات شما می‌تواند با تنظیم صحیح این صفحه‌های گسترده، سرعت انجام فرایندها را افزایش دهد؛ به گسترش دانش کمک کند و ایده‌های مناسبی به دیگران دهد. البته استفاده تمام و کمال از همه امکانات جدول‌های سنتی در این صفحه‌ها اصلاً آسان نیست، اما Google Sheets بسیار ساده‌تر طراحی شده است. این صفحه‌ها دارای ابزارهای مفیدی هستند که در یک پنل متراکم قرارگرفته‌اند تا ویرایش را برای کاربران آسان‌تر کنند. صفحه‌های گوگل هم درست مانند صفحه‌های گسترده ویرایشگر قدیمی، شامل ابزارهایی ازجمله عملگرها، گراف‌ها (نمودار) و add-on هستند تا کاربران قادر باشند صفحه‌ای شکیل و کاربردی بسازند. همچنین امکان به اشتراک‌گذاری در این ابزار ساده‌تر شده است تا همکاران و شرکای تجاری‌تان هم بتوانند به این صفحه‌ها دسترسی پیدا کنند و در صورت نیاز به ویرایش آن‌ها بپردازند.
طراحی پرسشنامه آنلاین
Google Form
ممکن است گاهی مدیران بخواهند اطلاعات شخصی افراد یا کارمندان را گردآوری کنند. آن‌ها حتی ممکن است تصمیم بگیرند نظر دیگران را درباره موضوع به خصوصی جویا شوند. ابزار Google Form راهکار هوشمندانه‌ای برای ایجاد پرسشنامههای ساده اما خلاقانه است.
ویرایشگر فرم به سازنده اجازه می‌دهد فرم‌ها را به بخش‌های مختلف تقسیم و قوانینی تعریف کند تا این بخش‌ها را با توجه به پاسخ کاربران نادیده بگیرد و از آن‌ها بگذرد. علاوه بر پاسخ تشریحی، سازنده می‌تواند پاسخ‌ها را به روش‌های مختلف ازجمله چهارگزینه‌ای، صحیح و غلط، فهرست کشویی، معیار خطی، ورودی تاریخ/زمان و همچنین شیوه بارگذاری فایل طراحی کند. سازندگان این فرم‌ها قادر خواهند بود تصویر و فایل ویدیویی به این فرم‌ها اضافه کنند، تم‌های رنگی در نظر بگیرند و حتی معیارهایی در قالب‌های مشخص برای اعتبارسنجی پاسخ کاربران تعریف کنند. همچنین امکان استفاده از این فرم‌ها به‌عنوان امتحان یا کوییز آنلاین هم وجود دارد و سازندگان می‌توانند برای سؤال‌های آن بارم تعیین کنند. تصحیح این فرم‌های امتحانی به‌صورت خودکار یا ارسال به سازنده ممکن است.
Typeform
آیا می‌خواهید خلاقیت و سرعت را وارد تحقیقاتتان کنید؟ پس Typeform همان چیزی است که دنبالش هستید. طراحان این ابزار در صفحه‌های نمونه‌شان ادعا می‌کنند که سرویس آن‌ها قادر است در ۲۴ زمینه مختلف مفید واقع شود. این زمینه‌ها شامل اطلاعات، نظرخواهی، ثبت‌نام، پرداخت، دانش و غیره هستند. ابزار Typeform پلتفرمی با قابلیت شخصی‌سازی ارائه می‌کند و کاربرانش را قادر می‌سازد بهترین فرم‌های تماس، پرسشنامههای برند سازی، نظرسنجی‌های پس از برگزاری رویداد، برگه‌های ثبت‌نام، فرم‌های سفارش تحویل، کوییز، نظرسنجی‌های سیاسی و بسیاری موارد دیگر را طراحی کنند.
پلتفرم ویرایش این فرم‌ها از ۵ بخش مختلف تشکیل می‌شود: ایجاد (بخش ایجاد سؤال‌ها با امکان انتخاب از میان انواع مختلف آن‌ها و تعریف قوانین متفاوت برای هوشمندانه‌تر کردن فرم‌ها)، طراحی (انتخاب و اعمال رنگ‌ها، فونت‌ها و تصاویر پس‌زمینه)، آراستگی (تنظیمات عمومی، یکپارچگی، هشدار پاسخ‌ها، نوار پیشرفت، شخصی‌سازی پیام‌ها و کمک‌کننده‌ها)، اشتراک (روش‌های متفاوت برقراری ارتباط میان پاسخ‌دهندگان و فرم‌ها ازجمله لینک مستقیم، وب‌سایت embed، متن ایمیل و حتی اپلیکیشن‌های پیام‌رسان) و تحلیل (کنترل نتیجه خروجی و تهیه گزارش از فرم‌ها)
بهترین نکته Typeform احتمالاً درج خودکار میانبرهای کیبورد در پاسخ به سؤال‌هاست. این موضوع باعث می‌شود کاربران و پاسخ‌دهندگان تحقیق‌ها بدون نیاز به تایپ یا حرکت دادن ماوس، به سؤال‌ها پاسخ دهند. همچنین فاصله زمانی انتقال به سؤال بعدی بسیار کوتاه است و تجربه‌ای مناسب و کاربردی ارائه می‌کند. همین موضوع باعث می‌شود پاسخ‌دهندگان با فرم درگیر شوند و تمایلی به ترک آن نشان ندهند.
پیگیری زمان و تهیه صورتحساب
Guru Resource
اگر نتوانید کارها و وظایفتان را به‌خوبی سروسامان دهید، مدیریت گروه‌های دخیل در انجام پروژه و پیگیری زمان ممکن است شما را به یک بن‌بست آشفته‌بازار برساند. اگر قرار باشد به گزارش‌های ایمیلی، یادداشت‌ها، پیام‌های آنلاین و یا حتی حافظه خودتان تکیه کنید و ساعت‌هایی که گروهتان کار کرده است را به کمک این روش‌ها جمع‌آوری کنید، مطمئناً در میان این نابسامانی گم می‌شوید. البته استفاده از صفحه‌های گسترده هم برای این منظور مفید است اما در نظر داشته باشید که ممکن است در این روند مجبور شوید داده‌های تکراری را بارها وارد این ابزار کنید و زمان زیادی را هدر دهید. Resource Guru ابزاری است که برای مدیریت منابع کسب‌وکارها ازجمله تجهیزات، اتاق‌ها، پروژه‌ها و مشتریان طراحی شده اما نقش اصلی‌اش درواقع مدیریت افراد و پیگیری زمان است.
مقاله مرتبط: برنامه خود را مدیریت کنید، مثل یک رئیس!
مدیر پروژه‌ها می‌توانند با استفاده از اپلیکیشن Resource Guru مدت‌زمان مشخصی را که هر یک از افراد قرار است برای انجام وظایفشان بگذرانند، وارد این پلتفرم کنند و فقط وظیفه بررسی نتایج را بر عهده مدیران بگذارند. البته حتی روند بررسی هم با استفاده از اپلیکیشن مذکور دیگر دشوار و زمان‌بر نیست و با کمک قابلیت‌های موجود در فیلتر این پلتفرم به‌آسانی انجام‌پذیر است. در اپلیکیشن Resource Guru یک صفحه به پروژه‌ها اختصاص می‌یابد و یک صفحه دیگر مربوط به مشتریانی است که پروژه‌هایشان را برون‌سپاری کرده باشند. صفحه آخر هم شامل همه منابع ازجمله افراد، اتاق‌ها، همه خطوط تماس کنفرانس و غیره می‌شود. مدیریت زمان همیشه در صفحه Schedule (برنامه) اجرا می‌شود و همین‌جاست که افراد تصمیم می‌گیرند زمانشان را به یک یا چند پروژه مختلف اختصاص دهند؛ آن‌ها را ازنظر قابلیت دریافت مزد در ازای ساعت کاری تأیید کنند یا حتی حالت استراحت و مرخصی اعمال کنند. در آخر، مدیران یا سرپرستان مالی می‌توانند در صفحه Reports (گزارش‌ها) این اپلیکیشن نتایج بازه‌های زمانی و فیلترهای مختلف را بر اساس تقاضای مربوط به خودشان، گردآوری کنند.
Hiveage
تعیین هزینه‌های مربوط به مشتریان فقط به صدور صورتحساب محدود نمی‌شود. اگر شما هم مدیر یا دستیار مالی هستید و معمولاً در میان داده‌های متعدد و تکراری صفحه‌های گسترده گم می‌شوید، Hiveage برای شما کاملاً مناسب است. این نرم‌افزار آنلاین به شما کمک می‌کند روند ایجاد، بازتولید، ارسال و پیگیری فاکتورها را به روشی کاملاً حرفه‌ای و مدرن، خودکار کنید. همچنین قادر خواهید بود سوابق مشتریانتان را مدیریت کنید؛ با متدهای پرداخت یکپارچه شوید؛ به گزارش‌های مالی دست‌یابید؛ پیش از اعلام هزینه‌ها به مشتریان تخمین بزنید؛ فاکتورهای تکراری و صورتحساب‌های اشتراک تنظیم کنید؛ گروه‌ها را مدیریت و زمان را هم پیگیری کنید.
Freshbooks
Freshbokks یک نرم‌افزار حسابداری و محاسباتی بر مبنای کاملاً ابری است که ابزارهای مربوط به فاکتور، هزینه‌های تجاری و پیگیری زمان کاری افراد، مدیریت پروژه، عملیات تخمین، یکپارچگی پرداخت، تهیه گزارش و بسیاری موارد دیگر را ارائه می‌کند. کارمندان، پیمان‌کاران و مشتریان می‌توانند با استفاده از این نرم‌افزار ابری به گروه‌های اجرایی بپیوندند و درباره امور مربوط به پروژه‌ها با یکدیگر صحبت و تصمیم‌گیری کنند. Freshbooks امکان ایجاد فاکتورهایی کاملاً حرفه‌ای و پیشرفته را تنها در چند ثانیه در بخش فاکتور فراهم می‌کند. با استفاده از اپلیکیشن موبایلی این نرم‌افزار می‌توانید هرلحظه بر بازدهی کسب‌وکارتان تأثیر مثبت بگذارید چراکه قادر خواهید بود روند اجرای امور را تحت نظر بگیرید و با مشتریانتان هر جا که هستند، در ارتباط بمانید.
راندمان و بهره‌وری
Google Keep
یادداشت‌هایی که برای یادآوری امورتان تهیه می‌کنید همیشه مفید هستند اما اگر همه این ابزارها با هم یکپارچه شوند و در یک نرم‌افزار و در کنار هم در دسترستان قرار گیرند، می‌توانند شما را از فراموشی‌های گاه‌وبیگاه نجات دهند. در میان شلوغی کارهای روزمره، تهیه یادداشت‌های کوچک و سریع ضروری است اما باید بتوانید به‌سرعت هم به آن‌ها دست‌یابید. برای مثال ممکن است بخواهید فهرستی از همه مواردی که قصد دارید بخرید را روی لپ‌تاپتان یادداشت کنید؛ اما از طرفی مایل باشید هنگامی‌که لپتاپ در دسترستان نیست هم موردی را به آن اضافه کنید. تصویر کنید که می‌خواهید کارت ویزیت کسی را در موبایلتان ذخیره کنید اما از احتمال گم‌شدن آن در میان شلوغی گالری‌تان نگرانید. Google Keep همان ابزاری است که به دنبالش هستید.
مقاله مرتبط: با این ٥ اپلیکیشن بهره وری تیم خود را بالا ببرید
Google Keep قادر است یادداشت‌هایی با متن ساده، لینک، فهرست به همراه گزینه انتخاب، تصویر و فایل صوتی با قابلیت تهیه رونوشت ایجاد کند. کاربران همچنین می‌توانند امکان یادآوری را بر اساس زمان و مکان روی این نرم‌افزار فعال کنند (هنگامی‌که کاربر به موقعیت مکانی مشخص‌شده وارد شود، هشدار به صدا درمی‌آید) و رنگ اصلی یادداشت‌ها را تغییر دهند. کاربران قادر خواهند بود یادداشت‌هایشان را در صورت تمایل با سایر همکارانشان هم به اشتراک بگذارند و از آن‌ها کمک بگیرند. این اپلیکیشن چند پلتفرمی امکان دسترسی به یادداشت‌ها را در هر موقعیتی برای کاربران میسر می‌سازد تا هرگز موردی را از یاد نبرند. همان‌طور که گفتیم، Google Keep نسخه موبایلی هم دارد و کاربران اندرویدی می‌توانند ویجت آن را به صفحه خانه گوشی‌هایشان اضافه کنند.
Trello
Trello روشی ساده و آسان برای دسته‌بندی و مدیریت یادداشت‌هایی است که در این برنامه به‌عنوان کارت شناخته می‌شوند. این کارت‌ها در ستون‌هایی قرار دارند یا تعریف می‌شوند که بورد یا تخته نام دارند و همین بوردها هم با توجه به موضوع، پروژه، گروه یا هر عامل دیگری ایجاد می‌شوند. درون هر بورد می‌توانید فهرستی برای نمایش و اعلام مرحله اجرای کارت‌ها، وضعیت موجود و هر مورد دیگری تهیه کنید. همچنین می‌توانید اطلاعات مختلفی ازجمله عنوان، توضیح کوتاه، تاریخ تحویل، فهرست انتخابی و گزینه‌ای، برچسب، فایل پیوست و بسیاری امکانات دیگر را برای هر کارت تعریف کنید.
برای مثال، دپارتمان مالی قادر است یک بورد مخصوص روند خرید ایجاد کند و هر فهرست یا ستون را به مراحل مختلف آن مانند سفارش نهایی، پرداخت تأییدشده، ارسال‌شده و تحویل‌شده اختصاص دهد. کارتی که جزئیات خرید در آن وارد شده است، به‌تدریج این مراحل را طی می‌کند و بر اساس وضعیت جاری به ستون‌های بعدی منتقل می‌شود.
استخدام و گزینش
Recruiterbox
گزینش درواقع روندی است که شامل مدیریت اطلاعات در مراحل متعددی ازجمله درخواست‌های متقاضیان، رزومه‌ها، مراحل مصاحبه و استخدام می‌شود و گاهی ممکن است بیش از یک نفر در آن دخیل باشند. استفاده از برنامه‌های صفحه گسترده به‌منظور ساماندهی این روند و همچنین بهره گرفتن از ایمیل‌های رایج برای برقراری ارتباط با متقاضیان و سایر همکاران ممکن است برای استخدام‌کنندگان دردسرساز و دشوار شود. Recruiterbox ابزار نوینی است که خدمات مربوط به همه مراحل استخدام و گزینش را ارائه می‌کند.
در صفحه اصلی یا پیشخوان این نرم‌افزار می‌توانید به همه موقعیت‌های کاری خالی دسترسی پیدا کنید یا موقعیت تازه ایجاد کنید. البته این برنامه تا حدودی قابل شخصی‌سازی است و می‌توانید میزان دسترسی همکاران را به امکانات مختلف آن محدود کنید. به همین خاطر ممکن است افراد قادر باشند فقط موقعیت خالی را که به‌عنوان وظیفه اصلی به آن‌ها سپرده شده است مشاهده کنند. در این قسمت می‌توانید جزئیات تقاضانامه استخدام را ببینید و کاندیداهای احتمالی را مدیریت کنید. سپس گردش کار موردنظر برای روند استخدام را برنامه‌ریزی کنید و دیگر همکاران را به وظایف مختلف بگمارید. در صفحه کاندیداهای شغل می‌توانید به این متقاضیان دسترسی یابید و آن‌ها را در میان مراحل مختلف جابجا کنید. البته ابتدا باید مراحل را ازجمله بررسی رزومه، برنامه‌ریزی مصاحبه، تحلیل مصاحبه و غیره، طبق نیاز و برنامه‌تان تعریف کنید. این پلتفرم سودمند همچنین امکان ایجاد ایمیل الگو را هم فراهم می‌کند تا در صورت نیاز بتوانید ایمیل موردنظر را با سایر کاربران به اشتراک بگذارید و آن را برای چند متقاضی ارسال کنید. در Recruiterbox می‌توانید صفحه گزارش تعریف کنید و نظراتتان را درباره روند اجرای مراحل، عملکرد مصاحبه‌کنندگان، سرعت اتمام مراحل، زمان موردنظر برای استخدام و هر مورد مرتبط دیگری در آن وارد کنید.
برقراری ارتباط
Slack
امروزه ارسال پیام‌های سریع و استفاده از پیام‌رسان‌ها بسیار رایج است. از طرفی این روش تنها در زندگی شخصی افراد مورداستفاده قرار نمی‌گیرد بلکه برای حفظ ارتباط در انجام پروژه‌ها هم مفید است. درواقع استفاده از پیام‌رسان‌ها در محیط کاری و شرکتی رو به افزایش است. همه افراد حداقل یک پیام‌رسان شخصی روی گوشی‌هایشان نصب‌کرده‌اند اما برای ارسال پیام سریع حرفه‌ای و کاری باید از یک اپلیکیشن اختصاصی استفاده کنید. اپلیکیشن Slack دقیقاً همان برنامه‌ای است که اغلب شرکت‌های بزرگ به آن نیاز دارند. در این اپلیکیشن می‌توانید افراد را در گروه‌های مختلف و برحسب دپارتمان یا بخش فعالیتشان تقسیم‌بندی کنید.
البته نرم‌افزاری مانند Slack تنها به‌منظور ارتباط میان کارمندان یک شرکت مورداستفاده قرار نمی‌گیرد بلکه کانال‌های ارتباطی مختلف با اهداف متفاوت در گروه‌ها ایجاد می‌کند. با یک حساب کاربری در این پیام‌رسان می‌توانید بر همه گروه‌هایی که عضو شده‌اید، نظارت کنید. نکته بسیار جالب درباره Slack امکان دسترسی به سایر برنامه‌های یکپارچه مانند اپلیکیشن‌ها و نرم‌افزارهای جانبی است که می‌توانند برای افزایش کارایی به گروهتان پیوست شوند و عملکردهای موردنظر را با اسلش یا بات اجرا کنند.
Google Hangouts
پس از پیشرفت چشمگیر تکنولوژی و مهیا شدن امکانات متعدد، دیگر لازم نیست برای هماهنگی امور و افراد گروه به تماس تلفنی متوسل شوید. جلسه‌های رودررو ازاین‌جهت حائز اهمیت هستند که می‌توانند از بروز هر سوءتفاهمی در برقراری ارتباط جلوگیری کنند. همچنین اگر با شرکای تجاری‌تان در فاصله نسبتاً دوری هستید، ضروری به نظر می‌رسد که بتوانید علی‌رغم این مشکل با هم به‌صورت رودررو صحبت کنید. Google Hangouts یکی از بهترین و مؤثرترین روش‌ها برای ارسال پیام سریع و برقراری تماس صوتی و همچنین تصویری با همه افراد در سرتاسر جهان است.
با کمک این نرم‌افزار قادر خواهید بود بیش از یک مخاطب را به مکالمه‌تان اضافه کنید و نکته جالب اینجاست که Google Hangouts گوینده را به‌صورت خودکار هایلایت می‌کند. کاربران حاضر در تماس‌های تصویری هم می‌توانند دوربین را خاموش کنند؛ صدا را قطع کنند و حتی صفحه‌نمایش خود را به‌منظور نمایش سایر اپلیکیشن‌ها و فایل‌ها با دیگر کاربران حاضر در جلسه به اشتراک بگذارند.
کلام آخر
فرقی نمی‌کند که صاحب یک کسب‌وکار کوچک یا کارمند یک شرکت بزرگ باشید؛ شما می‌توانید به کمک بسیاری از این ابزارها به روند امور روزانه‌تان سامان دهید و احتمال بروز خطاها را کمتر کنید. برخی از این ابزارها مانند Google Keep و Trello ممکن است در سطح کاملاً شخصی و برای مدیریت کارهای روزمره شما مفید واقع شوند. ضمناً همه ابزارهایی که معرفی کردیم از ویژگی‌های چند کاربری و امکان به اشتراک‌گذاری اطلاعات پشتیبانی می‌کنند و افراد گروه را قادر می‌سازند به همه مراحل اجرای پروژه دسترسی یابند یا در آن‌ها شرکت کنند. همان‌طور که پیش‌تر گفتیم، جایگزین کردن استراتژی‌های سنتی و قدیمی با راهکارهای مدرن و هوشمند می‌تواند رویکرد مناسبی در جهت جلوگیری از انجام کارهای تکراری و دستی و ایجاد روندهای خودکار باشد.
یک دیدگاه برای “۱۲ سرویس آنلاین برای افزایش بهره وری استارتاپ ها”
سلام
در ایران هم استارت آپ های زیادی بودند اما بدلیل نبود شناخت کافی و استفاده نکردن از ابزار ها نتونستند موفق باشند
ممنون از مقاله خوبتون