راهنمای مطالعه
اگر به دنبال راهی آسان و مؤثر برای سازمان‌دهی حساب‌های ایمیل خود هستید، استفاده از یک سرویس گیرنده ایمیل مانند Microsoft Outlook موهبتی برای این کار است. همچنین این ابزار پلت فرمی عالی برای مدیریت تقویم، پیگیری وظایف و ذخیره مخاطبین به‌حساب می‌آید. آموزش راه اندازی Outlook ممکن است برای مبتدیان سخت به نظر برسید ولی اصلاً این‌طوری نیست. در این آموزش ساخت و تنظیم حساب ایمیل Outlook شما را راهنمایی خواهیم کرد تا به نحو احسن این کار را انجام دهید.
پیش‌نیازهای راه اندازی Outlook
شرایط لازم برای پیکربندی و راه اندازی Microsoft Outlook به نوع حساب ایمیل شما بستگی دارد. اگر می‌خواهید یک حساب ایمیل سفارشی در Microsoft Outlook راه‌اندازی کنید، باید موارد زیر را داشته باشید:
- یک آدرس ایمیل: با دریافت یک طرح میزبانی ایمیل، یک حساب ایمیل با نام دامنه ثبت‌شده خود ایجاد کنید. آدرس ایمیل شما مانند admin@example.com خواهد بود.
- رمز عبور ایمیل: هنگام پیکربندی Microsoft Outlook به آن نیاز خواهید داشت.
- جزئیات پیکربندی حساب: جزئیات پیکربندی IMAP، POP و SMTP خود را باید بیابید. Microsoft Outlook از این تنظیمات سرور ورودی و خروجی برای ارسال و بازیابی پیام‌ها از سرور ارائه‌دهنده ایمیل شما استفاده می‌کند.
اگر می‌خواهید یک حساب جیمیل به Outlook اضافه کنید، فقط به آدرس ایمیل و رمز عبور نیاز دارید. این به این دلیل است که Microsoft Outlook به‌طور خودکار حساب Gmail شما را با استفاده از IMAP اضافه می‌کند. اگر از یک ارائه‌دهنده ایمیل رایگان مشابه استفاده می‌کنید، روند باید مشابه است. اگر احراز هویت دومرحله‌ای (FA2) را فعال کرده‌اید، مطمئن شوید که برنامه احراز هویت خود مانند Google Authenticator و رمز عبور آن را در اختیاردارید. تا به اینجا نحوه تنظیم Outlook فرآیندی آسان است.
نحوه پیکربندی IMAP ،POP و SMTP در Outlook
قبل از افزودن جزئیات سرور ایمیل ورودی و خروجی به یک سرویس گیرنده ایمیل، باید جزئیات پیکربندی ایمیل خود را پیدا کنید. مراحل دسترسی به اطلاعات پیکربندی ایمیل به ارائه‌دهنده میزبانی ایمیل شما بستگی دارد. اگر از هاست ایمیل استفاده می‌کنید، وارد حساب میزبانی خود شوید، در سی پنل، دایرکت ادمین یا هرپلتفرم دیگری و به قسمت ایمیل‌ها بروید. سپس بر روی Email Accounts یا حساب ایمیل مربوط خود کلیک کنید.
در این قسمت از آموزش راه اندازی Outlook روی نام دامنه مد نظر خود کلیک کنید و برای مشاهده اطلاعات پروتکل ایمیل به تنظیمات پیکربندی -> پیکربندی دستی (Configuration Settings -> Manual Configuration) بروید.
جزئیات را برای نگهداری در یک فایل Notepad کپی کرده و جای‌گذاری کنید، یا وقتی Microsoft Outlook را پیکربندی می‌کنید، صفحه را باز بگذارید چون در ادامه به این اطلاعات نیاز خواهد بود.
مقاله پیشنهادی: آموزش ساخت ایمیل Info در سی پنل
نحوه راه اندازی Outlook
پس از جمع‌آوری جزئیات لازم حال نوبت به راه اندازی Outlook می‌رسد. Microsoft Outlook در نسخه‌های مختلف عرضه میشود. این آموزش در مورد تنظیم Outlook 2019 و ۲۰۱۶ است. قبل از اقدام به تنظیم Outlook مهم است که بدانید از کدام‌یک استفاده می‌کنید زیرا فرآیند پیکربندی برای هر نسخه کمی متفاوت خواهد بود. مراحل پیکربندی Outlook در ویندوز و macOS بسیار مشابه است و این آموزش بر روی تنظیم نسخه ویندوز برنامه تمرکز دارد.
نحوه راه اندازی Microsoft Outlook 2019
این بخش به شما آموزش می‌دهد که چگونه یک آدرس ایمیل به Outlook 2019 اضافه کنید. کافی است که برای این کار قدم‌های زیر را طی کنید.
۱. Microsoft Outlook 2019 را باز کنید
وقتی پنجره باز شد، آدرس ایمیل کامل خود را وارد کنید. برای پیکربندی تنظیمات سرور ایمیل خروجی و ورودی، روی گزینه‌های پیشرفته (Advanced options) کلیک کنید، کادر Let me set up my account manually را انتخاب کنید و روی Connect کلیک کنید.
۲. پیکربندی تنظیمات IMAP یا POP
در این قسمت از آموزش راه اندازی Outlook و در پانل تنظیمات پیشرفته، از شما خواسته میشود نوع حساب خود را انتخاب کنید. بین POP یا IMAP انتخاب کنید. اگر از بیش از یک دستگاه برای دسترسی به‌حساب ایمیل استفاده می‌کنید، توصیه می‌کنیم IMAP را انتخاب کنید.
در صفحه تنظیمات حساب IMAP، فیلدهای ایمیل ورودی و ایمیل خروجی را با نام میزبان و شماره پورت سرورهای ایمیل خود پرکنید. سپس، SSL/TLS را به‌عنوان روش رمزگذاری برای نامه‌های دریافتی انتخاب کنید و روی Next کلیک کنید.
۳. نهایی کردن تنظیمات
رمز عبور ایمیل خود را وارد کنید، روی Connect کلیک کنید و منتظر بمانید تا فرآیند به پایان برسد.
اگر پیام خطا ظاهر شد، روی Change Account Settings کلیک کنید تا به صفحه قبلی بازگردید. پس از آن، تنظیمات را دوباره بررسی کنید.
در این مرحله از آموزش راه اندازی Outlook، اگر اطلاعات وارد شده صحیح باشد، پنجره زیر باز می شود تا به شما اطلاع دهد که حساب ایمیل با موفقیت اضافه شده است. برای مشاهده صندوق پستی خود روی Done کلیک کنید.
اکنون می توانید از Outlook برای ارسال و دریافت ایمیل استفاده کنید. همچنین برای افزودن حساب ایمیل اضافی، به گزینه File رفته و روی Add account کلیک کنید. سپس، همان مراحل قبلی را دنبال کنید.
آموزش راه اندازی Microsoft Outlook 2016
برای پیکربندی و راه اندازی Microsoft Outlook 2016، مراحل زیر را باید دنبال کنید.
۱. Microsoft Outlook 2016 را باز کنید
پس از باز کردن برنامه برای اولین بار، صفحه خوش آمدگویی ظاهر میشود. برای ادامه تنظیمات روی Next کلیک کنید.
سپس، تیک Yes را بزنید و یک بار دیگر روی Next کلیک کنید.
در صفحه افزودن حساب، گزینه Manual setup or other server types را انتخاب کرده و Next را انتخاب کنید.
۲. پیکر بندی سرورهای POP یا IMAP و SMTP
در این مرحله از آموزش راه اندازی Outlook باید یکی از دو گزینه POP یا IMAP را انتخاب کرده و برای ادامه روی Next کلیک کنید.
- در صفحه تنظیمات حساب POP و IMAP، نام و آدرس ایمیل کامل خود را وارد کنید.
- در قسمت Server Information، روی منوی کشویی Account Type کلیک کنید و POP یا IMAP را انتخاب کنید، در این مرحله IMAP را انتخاب می کنیم.
- هر دو قسمت سرور ایمیل ورودی و سرور ایمیل خروجی (SMTP) را با نام میزبان سرور ایمیل پر کنید.
- سپس یک بار دیگر آدرس ایمیل خود را در قسمت User Name به همراه رمز عبور وارد کرده و روی دکمه More Settings کلیک کنید.
در پنجره باز شده بعدی، روی تب Outgoing Server کلیک کنید. سرور خروجی در این مثال (SMTP) نیاز به احراز هویت دارد و با استفاده از تنظیمات مشابه سرور ایمیل ورودی در این مثال، سرور خود را پیکربندی کنید.
سپس روی تب Advanced کلیک کنید. شماره پورت خود را در قسمت های سرور ورودی (IMAP) و سرور خروجی (SMTP) تایپ کنید. همچنین در بخش سرور ورودی (IMAP)، روی منوی کشویی Use the following type of encrypted connection کلیک کنید و رمزگذاری SSL را انتخاب کنید. روی OK کلیک کنید.
پس از بازگشت به صفحه افزودن حساب، برای ادامه روی Next کلیک کنید.
۳. نهایی کردن راه‌اندازی
Outlook سعی می‌کند به سرور ایمیل ورودی شما متصل شود و تنظیمات را تأیید کند. در صورت موفقیت، پیامی مشابه تصویر زیر نمایش می‌دهد. برای ادامه روی Close کلیک کنید.
پس از آن، در این مرحله از آموزش راه اندازی Outlook، پنجره دیگری نشان می‌دهد که فرآیند راه‌اندازی به پایان رسیده است. روی Finish کلیک کنید.
برای افزودن حساب‌های ایمیل اضافی به Outlook 2016، کافی است به مسیر File -> Add account بروید.
IMAP در مقابل POP
IMAP و POP پروتکل‌های ایمیلی هستند که یک سرویس گیرنده ایمیل برای دسترسی به پیام‌ها از سرورهای ایمیل استفاده می‌کند. پروتکل دسترسی پیام اینترنتی (IMAP) این امکان را برای مشتریان ایمیل فراهم می‌کند که با یک سرور ایمیل در زمان واقعی همگام شوند و به کاربران امکان می‌دهد به ایمیل خود در چندین دستگاه دسترسی داشته باشند.
هنگام استفاده از این پروتکل، Outlook تنها پس از کلیک بر روی آن پیامی را دانلود می‌کند. هیچ پیوستی را به‌صورت خودکار دانلود نمی‌کند. از سوی دیگر، پروتکل دفتر پست (POP) پیام‌ها را به‌صورت محلی دانلود و ذخیره می‌کند اما آن‌ها را از صندوق ورودی سرور حذف می‌کند. این بدان معنی است که صندوق ورودی تنها در یک دستگاه قابل‌دسترسی است.
نکته مثبت POP این است که کاربران همچنان می‌توانند به ایمیل خود دسترسی داشته باشند حتی اگر اتصالی به سرور وجود نداشته باشد. اگر مطمئن نیستید که از کدام پروتکل ایمیل استفاده کنید، IMAP را توصیه می‌کنیم زیرا به شما امکان می‌دهد از چندین دستگاه به ایمیل دسترسی داشته باشید. از طرف دیگر، اگر می‌خواهید فضایی را در سرور خود آزاد کنید و نامه را به‌صورت آفلاین مشاهده کنید، POP را انتخاب کنید.
سخن پایانی
فرآیند راه‌اندازی و تنظیم Outlook ساده است و فقط چند دقیقه طول می‌کشد. قبل از پیکربندی Microsoft Outlook، به یاد داشته باشید که آدرس ایمیل، رمز عبور و جزئیات پیکربندی پروتکل ایمیل را آماده کنید. به‌صورت کلی بدون توجه به نسخه‌ای که استفاده می‌کنید، مراحل اصلی راه اندازی Outlook به‌صورت مراحل زیر است:
- Microsoft Outlook را باز کنید: به برنامه Outlook دسترسی پیداکرده و تنظیم دستی حساب ایمیل را انتخاب کنید.
- سرورهای POP یا IMAP و SMTP را پیکربندی کنید: نوع حساب ایمیل خود را انتخاب کنید و اطلاعات سرور ایمیل ورودی و خروجی را وارد کنید.
- تنظیمات خود را نهایی کنید: منتظر بمانید تا Outlook نامه‌های شما را همگام کند. اگر پیغام خطا ظاهر شد، به تنظیمات برگردید و جزئیات پیکربندی را که وارد کرده‌اید بررسی کنید.
وقتی بین IMAP و POP یکر را انتخاب می‌کنید، تو صیه میشود به سراغ گزینه IMAP بروید زیرا به شما امکان می‌دهد به‌حساب ایمیل خود در دستگاه‌های مختلف دسترسی داشته باشید. امیدواریم این مقاله به شما در راه اندازی حساب ایمیل در Microsoft Outlook کمک کرده باشد. اگر سؤال یا پیشنهادی دارید در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.
