مجله خبری هاست ایران » کسب و کار » نگذارید ایمیل ها باعث حواس پرتی شما در محیط کار شوند
کسب و کار مدیریت و برنامه ریزی

نگذارید ایمیل ها باعث حواس پرتی شما در محیط کار شوند

مدیریت زمان چک کردن ایمیل

شما هم از آن دسته از افرادی هستید که یک ایمیل خوانده‌نشده و آیکون قرمزرنگ تعداد ایمیل‌ها شما را اذیت می‌کند و باید تمام ایمیل‌ها را بازکنید تا آیکون از بین برود؟
اگر شماهم جزو این دسته از افراد هستید، بهتر است درروش خود تجدیدنظر کنید و ایمیل‌هایتان را برای مدتی نخوانده باقی بگذارید. برای مدیریت زمان و استفاده بهینه از زمان مفید کاری بهتر است در شروع روز کاری صندوق ورودی ایمیل خود را دست نزده باقی بگذارید و تمرکز اصلی خود را بر روی کارهای مهم‌تر قرار دهید.

اگر ایدئولوژی شما در برخورد با تعداد زیادی از ایمیل‌ها این است، چنددقیقه‌ای با ما همراه باشید، شاید این مطلب نظر شما را عوض کرد!

البته که شروع این تغییر به‌هیچ‌وجه کار آسانی نیست.«Jan Yager» مدیر و مربی انگیزشی در رابطه با این موضوع می گوید:

«همه ما آموخته‌ایم که باید در دسترس باشیم و ایمیل‌ها، پیام‌های متنی و تماس‌های تلفنی را در اولین فرصت ممکن پاسخ دهیم، اما باید برای استفاده بهینه از زمان خود برنامه ریزی داشته باشید و گزینه مناسب را انتخاب کنید. در غیر این صورت بهره‌وری شما کاهش می یابد.»

برای حل این مسئله و مدیریت زمان در محل کار باید ابتدا مشکل را پیدا کرد.


مقاله مرتبط: ۷ نکته برای استفاده بهتر از جیمیل


گام اول: مشکل را شناسایی کنید. شما اجازه می‌دهید که درخواست‌های دیگران به اولویت شما تبدیل شوند.

گام دوم: در مرحله دوم باید عواقب عملی که همیشه انجام می‌دهید را بررسی کنید. با اولویت قرار دادن نیاز دیگران، شما کاری که باید انجام دهید را در زمان مناسب انجام نمی‌دهید.

گام سوم: درنهایت باید دست به عمل زد. آنچه واقعاً حواس شما را پرت می‌کند و شما را از کار دور می‌کند را شناخته‌اید و حالا باید عامل اصلی این حواس‌پرتی را حذف کنید. این عامل می‌تواند ایمیل‌، sms، تلگرام و یا هر چیز دیگری باشد. اگر می‌خواهید به ‌روند طبیعی موفقیت در کار خود برسید به این نکات توجه کنید.

مدریریت زمان در پاسخگویی به ایمیل ها

دکتر یاگر در رابطه مدیریت زمان‌بندی در محل کار می‌گوید:

«بدون شک باید از قضاوت خود استفاده کنید، اگر در زندگی شخصی با مشکل و یا مسئله‌ای روبه‌رو هستید که باعث حواس‌پرتی در محل کار می‌شود باید تمرکز خود را از  آن مسئله دور کنید و حتی زمان‌های کوتاه را برای رسیدن به آن صرف نکنید. در غیر این صورت در پایان روز از انجام کار های خود بازمی‌مانید.»

«Jameson Slattery» معاون مجموعه بازاریابی « Color Science» در رابطه با مدیریت زمان خود می‌گوید:

«من زمان محدود و مشخصی را برای چک کردن ایمیل خود اختصاص می‌دهم، بر اساس آمار کارمندان در طول روز ۱۲۱ ایمیل هرز دریافت می‌کنند، که باعث حواس پرتی آن ها می شود.به جز مواردی که منتظر دریافت ایمیل مهمی هستم، معمولا دو بار درروز ایمیلم را چک می‌کنم، یک‌بار در شروع کارو بار دیگر در پایان زمان کاری، با این کار محدوده زمانی خاصی برای چک کردن ایمیل اختصاص می‌دهم.»

«Kate Sullivan» فعال حوزه کسب‌وکار و مدیریت محتوا در رابطه با چک کردن تمام ایمیل‌ها در آغاز روز کاری می‌گوید:

«هرچه بیشتر ایمیل بفرستید، صندوق ورودی پربارتری هم خواهید داشت! بسیاری از ایمیل‌های دریافتی بی‌اهمیت هستند و گذراندن وقت برای تبدیل کردن عدد صندوق ورودی به صفر کاری بیهوده و زمان‌بر است. این انرژی را می‌توان بر روی بسیاری از مسائل دیگر مثل ایده یابی، برنامه‌ریزی، استراتژی و پروژه‌های دیگر گذاشت. برای چک کردن ایمیل‌ها می‌توانید وقت‌های استراحت و یا پرت را در نظر بگیرد. بعد از ناهار بهترین زمان برای چک کردن ایمیل‌های کم‌اهمیت است.»

یکی از مؤثرترین راهکارها برای مقابله با باز کردن تمام ایمیل‌های بی‌محتوا، استفاده از راهکار «Gayle Carson» نویسنده است:

«همیشه برای کارهایتان اولویت قائل شوید و آن‌ها را بر اساس اولویت در دسته‌های A،B و C قرار دهید. اگر کارهایی که در اولویت‌ها قرار دارند از چک کردن ایمیل‌ها مهم نیست، پس ابتدا حتماً ایمیل‌هایتان را چک کنید، با این کارخواهید دید که کارهایی بسیار مهم‌تر از خالی کردن صندوق ورودی ایمیل وجود دارد.»

منبع rd