«لوئیس گرستنر» مدیر سابق آی بی ام جمله جالبی در رابطه با برنامه‌ریزی دارد: «هیچ‌وقت اجازه نده تا کسی برنامه تو را تغییر دهد و یا برای تو برنامه‌ریزی کند.» این جمله یکی از زیباترین جمله‌هایی است که در رابطه با برنامه‌ریزی گفته‌شده است و درواقع یکی از بهترین روش‌ها برای رسیدن به موفقیت و شادمانی در دنیای کار است.
ممکن است در کار از تمام توانتان استفاده کنید ولی این تمام ماجرا نیست و بدون برنامه درواقع تلاش‌های شما نتیجه‌بخش نخواهد بود. اگر دوست دارید تا مانند یک رئیس، مدیریت برنامه های خود را انجام دهید، با ما همراه باشید:
برنامه روتین داشته باشید
در اولین قدم، باید برای خود یک برنامه روتین و ثابت داشته باشید و به آن پایبند باشید. از کارهای روزانه شروع کنید، برای چک کردن ایمیل‌ها، ورزش کردن و یا گذراندن وقت با خانواده زمان مشخصی تعیین کنید. پس از مشخص کردن زمان‌های مشخص برای برنامه‌های معین می‌توانید در یک تقویم زمان انجام هر کاری را بنویسید. اگر کاری در برنامه روزانه شما نبود ولی در تقویم نوشته‌شده بود، از انجام دادن آن خودداری کنید.
برنامه روتین شما می‌تواند سالی یک‌بار تغییر کند. تغییرات می‌تواند در جهت مثبت رخ دهد. به‌عنوان‌مثال اگر امسال کسب‌وکار خود را آغاز می‌کنید و مجبور هستید وقت زیادی برای برنامه‌ریزی‌های اولیه صرف کنید، بدون شک تا سال دیگر کسب‌وکار شما راه افتاده است و دیگر زمان زیادی را به برنامه‌ریزی اختصاص نخواهید داد. در سال جدید و برنامه‌ریزی جدید می‌توانید زمان مدنظر را برای کار دیگر مثلاً فروش در نظر بگیرید.
برنامه خود را همیشه همراه داشته باشید و کارهای خود را یادداشت کنید
با این کار متوجه می‌شوید که در طول روز چقدر می‌توانید فعالیت داشته باشید و چه‌کارهای باارزشی انجام می‌دهید. با یادداشت فعالیت‌های روزانه متوجه می‌شوید که چه میزان از زمان خود را در مکالمه‌ها و یا فعالیت‌های بیهوده هدر داده‌اید.
برای مدیریت برنامه ها، زمان بافر (time buffer) داشته باشید
آیا تابه‌حال برای شما هم پیش‌آمده که از پروژه‌ای به پروژه دیگر بروید و هیچ‌وقت اضافه‌ای در فاصله پروژه فعلی تا پروژه بعدی نداشته باشید؟ این اتفاق به دلیل عدم برنامه‌ریزی و در نظر نگرفتن زمان بافر است. ولی زمان بافر یا در معنی لغوی فاصله زمانی، چیست؟
فرض کنید شما کسب‌وکاری دارید و مشتری شما برای انجام دادن خدمات خاصی پیش شما می‌آید. مشتری به شما ۴ روز فرصت می‌دهد تا خدمت موردنظرش را به او ارائه دهید. شما در ظرف ۲۴ یا ۴۸ ساعت کار خود را انجام می‌دهید، زمان باقی‌مانده را زمان بافر می‌نامند.
ولی زمان بافر به چه دردی می‌خورد؟ زمان بافر به شما کمک می‌کند تا زودتر از موعد مقرر کارتان را تمام کنید تا آماده رویارویی با اتفاقات پیش‌بینی‌نشده را داشته باشید. در مثال بالا اگر مشکلی برای شما پیش بیاید و شما کارتان را در ۴۸ ساعت اول تمام کرده باشید، هنوز ۴۸ ساعت وقت دارید تا مشکل مربوطه را برطرف کنید.
تقویمی شبیه به لیست وظایف روزمره درست کنید
اگر باید در طول روز کارهایی را انجام دهید، بر روی تقویم علامتی بزنید و تقویم خود را شبیه به لیست وسایل روزمره تنظیم کنید. به‌عنوان‌مثال می‌توانید زمان قرارهای ملاقات و یا کارهای روزمره را بر روی تقویم مشخص کنید.
اگر از دسته از افرادی هستید که برای پیاده‌روی کردن، غذا خوردن و کارهای پیش‌پاافتاده هم نیاز به برنامه‌ریزی دارید، می‌توانید این کارها را در تقویم خود مشخص کنید. با یادداشت کردن روند روتین زندگی و زمان معین انجام هر کار در شبانه‌روز همه‌چیز بانظم و ترتیب بهتری پیش می‌رود.
با استفاده از محدودیت زمانی وظایف را دسته بندی کنید
انجام دادن مجموعه‌ای از کارها درزمانی مشخص باعث می‌شود تا فرد در حین انجام کار دچار استرس و پریشانی شود و نتواند وظیفه اصلی خود را به‌خوبی انجام دهد. تحقیقات هم نشان داده که ذهن انسان توانایی پردازش چند موضوع در یک‌زمان واحد را ندارد.
تحقیقات متخصصان مایکروسافت نشان می‌دهد که انجام دادن کارهای مختلف، باعث کاهش خلاقیت در کار می‌شود. انجام دادن یک وظیفه مشخص و یا کارهایی که در یک حیطه هستند باعث می‌شود تا راندمان کاری افزایش پیدا کند. به همین دلیل است که دسته‌بندی وظایف یکی از بهترین راه‌ها برای برنامه‌ریزی است.
مقاله مرتبط: با این ٥ اپلیکیشن بهره وری تیم خود را بالا ببرید
مفهوم دقیق دسته‌بندی وظایف به این شرح است که شما مجموعه کارهایی که به هم مرتبط هستند و باید در زمان مشخص انجام شوند را به یک کار تبدیل کنید. برای شروع باید وظایفی که در یک دسته است را مشخص کنید. به‌عنوان‌مثال چک کردن ایمیل‌ها و وبلاگ نویسی.
یکی دیگر از مهارت‌هایی که باید بیاموزید، مشخص کردن محدوده زمانی است. اگر در هفته مجبور هستید با افرادی ملاقات کنید، دور روز در هفته را به ملاقات ۲ ساعته اختصاص دهید. برای قرار ملاقات خود محدوده زمانی مشخص کنید، برای همه کارهای مهم محدوده زمانی خاصی معین کنید و در تقویم خود هر زمان را بارنگ مخصوص علامت‌گذاری کنید.
زمان های ملاقات را بهینه کنید
اگر بخواهیم صادق باشیم باید بگوییم بهترین زمان برای یک قرار ملاقات ۳۰ دقیقه و بهترین زمان برای مکالمه تلفنی ۱۰ دقیقه است.۱۰ دقیقه صحبت با یک مشتری کافی است تا شما متوجه نیازهای او شوید و بتوانید کارتان را به‌خوبی انجام دهید. به‌جای استفاده از تماس تلفنی می‌توانید از تماس تصویری استفاده کنید تا ارتباط بهتری با مشتری برقرار کنید.
مقاله مرتبط: ٧ قدم تا برگزاری موفق یک جلسه بررسی پروژه
اگر برنامه‌های ملاقات از راه دور دارید می‌توانید ملاقات مجازی داشته باشید. بهترین برنامه‌ها در این زمینه عبارت‌اند از Zoom,RingCentral Business, Zoho Meeting, Join.me و GoToMeeting. google meet
در این قسمت به نکاتی که باید در طی ملاقات به آن توجه کنید، اشاره می‌کنیم:
- برای قرار ملاقات بیرون دفتر کار ۴۵ دقیقه وقت صرف کنید، ۱۵ دقیقه برای رفتن به محل موردنظر و ۳۰ دقیقه وقت برای ملاقات در کافی شاپ و یا رستوران
- ۳۰ دقیقه در هفته مختص ملاقات با کارکنان
- ۳۰ دقیقه برای ملاقات با کارکنان در دفتر کار و یا ملاقات عقب‌افتاده
- اگر رهبری استارتاپ را بر عهده‌دارید باید ۱۵ دقیقه برای ملاقات روزانه در نظر بگیرید
- تماس تلفنی ۱۰ دقیقه‌ای برای ارائه پیشنهاد و یا معرفی محصول
اگر قرارهای ملاقات زیادی دارید، می‌توانید آنها را در تقویم خود برنامه‌ریزی کنید و هر قرار ملاقات را در زمان مشخص خود یادداشت کنید اگر فکر می‌کنید که قرار ملاقاتی به زمان بیشتری نیاز دارد می‌توانید در تقویم زمان بیشتری را به آن اختصاص دهید.
با برنامه‌ریزی همه‌چیز ممکن می‌شود، ۲۰ درصد شانس با شما یار است ولی ۸۰ درصد بقیه ماجرا اندیشه‌ها، مکالمات و فعالیت‌های روزانه شما است که باعث نتیجه مثبت می‌شود.
