امروز همان روز موعود است که می‌خواهید بهره‌وری‌تان را افزایش دهید و سرانجام با فهرست کارهایی که باید انجام دهید، دست‌وپنجه نرم کنید. شما قصد دارید همهٔ کارهای عقب‌افتاده را به شکلی سروسامان دهید که هم‌زمان از وقتی‌که در اختیارتان است هم بهترین استفاده را برده باشید. همچنین می‌خواهید همهٔ مواردی را که موفق به اجرایشان نشده‌اید، به خاطر بسپرید.
به همین خاطر به جستجوی بهترین شیوه‌ها برای افزایش بهره‌وری می‌نشینید. این روش هرچه که باشد مهم نیست؛ چراکه شما مصمم هستید حتماً آن را به‌کارگیرید. از طرف دیگر سایرین دائماً به شما گوشزد می‌کنند که باید برای خودتان گردش کار مشخص تعیین کنید.
اجازه دهید ابتدا گردش کار را با مفاهیم ساده برایتان تشریح کنیم و به شما بگوییم که چرا باید از آن بهره ببرید. بدین ترتیب به‌خوبی قادر خواهید بود تشخیص دهید که گردش کار چگونه ممکن است به شما یاری رساند.
گردش کار چیست؟
گردش کار درواقع توالی روندهایی است که کار را از مرحلهٔ کاملاً ابتدایی تکمیل و به انتها می‌رساند. به بیان ساده‌تر، گردش کار همان روشی است که باید برای به اتمام رساندن کارها و وظایف‌تان به‌کارگیرید.
کارهای شما ممکن است از انواع مختلفی باشند. برای مثال، می‌توانید فهرست امور روزانه و حتی روند نوشتن یک کتاب یا ایجاد سامانهٔ صورت‌حساب مشتریان خود را هم به کمک گردش کار ایجاد و تکمیل کنید.
مقاله مرتبط: ۵ عادتی که شرکت های طراحی باید برای افزایش بهره‌وری در سال ۲۰۱۸ به‌کارگیرند
درواقع ممکن است گردش کار را به‌صورت روزانه و بدون آنکه اصلاً متوجهش باشید در انجام کارهای خود اجرا کنید. مثلاً تصور کنید که خشک‌شویی در همان مسیری قرار دارد که فرزندتان به مدرسهٔ فوتبال می‌رود. همچنین شیرینی فروشی محبوبتان هم پیش از مکان مدرسه واقع‌شده است. به همین خاطر هر چهارشنبه که باید فرزندتان را به مدرسهٔ فوتبال ببرید، ابتدا رخت‌ها را به خشک‌شویی می‌سپارید و پس از رساندن فرزندتان درراه بازگشت به منزل کمی پای سیب تهیه می‌کنید. همین مسیر ساده که در آن بهینه‌سازی صرف زمان را تجربه می‌کنید، ساده‌ترین شکل از گردش کار به شمار می‌رود.
شاید نتوانید به‌خوبی متوجه شوید که فعالیت‌های روزمره‌تان ممکن است به کمک شیوهٔ مدیریتی گردش کار بسیار آسان‌تر شوند. جستجوی طولانی‌مدت در میان ایمیل‌ها و کاغذهای متعدد به دنبال یافتن اطلاعات موردنظر تنها باعث می‌شود وقت گران‌بهایتان هدر برود. همیشه راه آسان‌تری هم وجود دارد!
بهترین نمونه‌های گردش کار که باید با آنها آشنا شوید
در ادامه می‌خواهیم بهترین نمونه‌های گردش کار را به شما معرفی کنیم. با ما همراه باشید و هرکدام را که بیشتر می‌پسندید انتخاب کنید:
تهیه فهرست ساده‌ای از کارها و بهره‌وری شخصی
در ادامه یکی از ابتدایی‌ترین اشکال گردش کار را در Trello مشاهده کنید: ستون‌های To Do، Doing، Done . کارت‌های منسوب به کارهای مختلف در روند اجرا میان این ستون‌ها جابجا می‌شوند.
البته شما می‌توانید اسامی این فهرست‌ها را به سلیقه خودتان تغییر دهید. برخی کاربران علاوه بر ستون‌های مذکور فهرست‌های دیگری هم مانند Long Term To Dos یا On Hold به معنی کارهایی که برای انجام‌شان زمان بیشتری موردنیاز است یا کارهایی که فعلاً متوقف‌شده‌اند هم ایجاد می‌کنند تا نشان دهند که روند اجرای برخی کارها فعلاً فعال نیست اما از یاد نرفته‌اند.
گردش کار به روش Scrum و Agile
بسیاری از تیم‌های کاری از روش به‌خصوص در گردش کار استفاده می‌کنند که Agile یا همان چابک نام دارد. اجایل همان‌طور که از نامش هم برمی‌آید، بر تسریع اجرای امور پروژه‌ها (ظرف مدت یک یا دو هفته) تأکید دارد. این مرحله‌های کوتاه‌مدت و انفجاری Current Sprint نام دارند. همهٔ کارت‌ها پیش از ورود به دورهٔ کوتاه منسوب به Sprint در بخش انتظار که فهرست Backlog نام دارد، به صف مرتب می‌شوند.
مقالات مرتبط:
Agile چیست؟
Scrum چیست؟
همچنان که روند اجرای پروژه آغاز می‌شود، کارت‌ها هم از Backlog به Current Sprints منتقل می‌شوند تا تیم‌ها در زمان اختصاص‌یافته به آنها مشغول شوند.
روند اجرا به‌محض اتمام Current Sprint ثبت و بررسی می‌شود. اعضای تیم در این مرحله می‌توانند دربارهٔ اجرای امور نظر دهند و ابراز کنند که کدام بخش‌ها به بهبود نیز دارند (این روش بازنگری یا Retrospective نیز نامیده شده است). ایده‌های بازنگری اعمال می‌شوند و روند اجرا دوباره با Sprint تازه آغاز می‌شود.
این روش مخصوصاً برای گروهی از افراد مناسب است که هرکدام وظیفهٔ مشخص و بخصوصی را در اجرای پروژه برعهده دارند. این کاربران قادر خواهند بود برای دستیابی به هدفی واحد با یکدیگر همگام شوند و با در اختیار داشتن موقعیت‌های مناسب در صورت لزوم به اصلاح امور بپردازند.
گردش کار به روش مدیریت درخواست‌های ورودی
گردش کار به روشی که شامل مدیریت صحیح درخواست‌های مکرر ورودی باشد هم روش محبوب دیگری به شمار می‌رود. بدین ترتیب که این درخواست‌ها به‌کل صحیح فیلتر شوند و به دست افراد برسند یا بانظم مشخصی مرتب شوند.
برای مثال، تصور کنید که فروشگاه گل‌فروشی شما بسیار محبوب است و درخواست‌ها هم به‌سرعت بسیار بالایی توسط شما دریافت می‌شوند. بهترین روش مدیریت این درخواست‌ها چنین است که همگی به نقطهٔ واحدی وارد شوند و ازآنجا به بخش مربوط به خودشان ارسال شوند.
بدین ترتیب درخواست‌ها صرف‌نظر از هر نوعی ازجمله درخواست ایمیلی، فرم سفارش آنلاین یا حتی پیغام صوتی هم باشند، همگی به‌صورت خودکار به کارتی در اولین ستون سمت چپ Trello تبدیل می‌شوند. این کارت‌های تعریف‌شده بر اساس نیاز مشخص سفارش به ستون‌های بعدی منتقل خواهند شد.
روش گردش کار درخواست‌های ورودی را می‌توان در زمینه‌های مختلفی به کاربرد. مدیریت ایمیل‌های ورودی، ایجاد سرنخ‌های فروش، مدیریت درخواست‌ها از مدیران به سایر تیم‌ها یا هر سامانهٔ دیگری که براساس تیکت ورودی برنامه‌ریزی‌شده باشد، با این روش می‌تواند به بهره‌وری بالا دست یابد.
گردش کار Handoff
نوع دیگری از گردش کار مبتنی بر همکاری به شکلی پیش می‌رود که وقتی شما کار خودتان را به اتمام رساندید، می‌توانید بخش بعدی را به فرد دیگری بسپارید. وقتی آنها وظیفهٔ خود را انجام دادند، درست مانند مرحلهٔ قبلی باقی‌ماندهٔ کار را به بخش و کاربر بعدی می‌سپارند.
تصور کنید که شما و برخی دیگر از کارمندان درحال‌توسعه و طراحی وب‌سایت تازهٔ شرکت هستید. اولین شخص مسئول نوشتن متون داخل صفحات است و پس از اتمام کار، آن را برای کارمند بعدی که عهده‌دار ویرایش متن است ارسال می‌کند. پس از اتمام مرحله دوم، کارها برای طراح بعدی ارسال می‌شوند تا اولین نسخه آزمایشی از وب‌سایت ایجاد شود.
هرکدام از این امور می‌توانند به کارهای مختلفی در فهرست‌های Trello تبدیل شوند. وقتی کارت وارد ستونی می‌شود که شما مسئول آن هستید، باید وظیفهٔ خود را انجام دهید؛ کامنت بگذارید و یا فایل موردنیاز را الحاق کنید؛ سپس کارت را به ستون و مرحلهٔ بعدی اجرا انتقال دهید.
برای آنکه کاربر بعدی به‌خوبی متوجه شود که کارت به حیطهٔ فعالیت او واردشده است، می‌توانید خودتان را از کارت حذف و او را به کارت اضافه کنید. وقتی شما کاربر تازه‌ای را به کارت اضافه می‌کنید، نوتیفیکیشن این تغییر برای او ارسال خواهد شد. همچنین می‌توانید نام کاربری او را در یک کامنت با علامت @ درج و اشاره کنید که کارتان تمام شده و انجام وظیفهٔ بعدی برعهدهٔ اوست.
گردش کار Handoff کمک می‌کند روند اجرای وظایف در پروژه به‌خوبی پیش رود. در این روش دیگر به وجود بازرس کلی نیازی نیست و همچنین احتمال به کار گماشته شدن دو نفر به‌صورت هم‌زمان هم از بین می‌رود. مدیریت تقویم کارها یکی از گردش‌کارهای محبوب به روش Handoff است.
امیدواریم در این مطلب توانسته باشیم شمارا با روش‌های گردش کار آشنا کنیم تا بتوانید مناسب‌ترین آنها را برای اجرای امور خود برگزینید. در آخر باید تأکید کنیم که همهٔ این روش‌ها در گردش کار منعطف هستند و باید با توجه به نیازهای شما متعادل و همگام شوند. مهم‌ترین جنبهٔ گردش کار درواقع میزان تأثیرگذاری آن بر روند اجرای امور توسط شما است. موفق باشید!
