مجله خبری هاست ایران » طراحی و توسعه » ۵ عادتی که شرکت های طراحی باید برای افزایش بهره‌وری در سال ۲۰۱۸ به‌کارگیرند
طراحی و توسعه کسب و کار مدیریت و برنامه ریزی

۵ عادتی که شرکت های طراحی باید برای افزایش بهره‌وری در سال ۲۰۱۸ به‌کارگیرند

۵ عادتی که شرکت های طراحی باید برای افزایش بهره‌وری در سال ۲۰۱۸ به‌کارگیرند

افزایش بهره‌وری و سرعت این روزها حرف اول را می‌زنند. شما باید بتوانید محصولات و خدمات خود را باکیفیت مناسب و در کمترین زمان ممکن ارائه دهید. فرصت‌ها، تکنولوژی و عادت‌های مصرف‌کنندگان به‌سرعت تغییر می‌کنند. دیگر هیچ‌کس آن‌قدر صبور نیست که برای ارضای نیازهایش بیش‌ازحد منتظر بماند و متوسط بازهٔ توجه افراد هم کمتر از همیشه است.

اگر آژانس طراحی دارید، حالا باید قادر باشید خودتان را با خواسته‌ها و نیازهای مشتریان و همچنین تغییرات مداوم در مخاطبان هدف تطابق دهید. شما می‌توانید بهره‌وری را به کمک تسریع در انجام کارها و کسب درک عمیقی از چگونگی ساماندهی امور به بهترین شکل افزایش دهید تا سرانجام بهترین نتیجهٔ ممکن را با کمترین منابعی که در دسترس دارید، به‌دست آورید.

مهم‌ترین انواع منابع:

بله؛ همه‌چیز به منابع بستگی دارد. میزان بهره‌وری شما به چگونگی مدیریت این منابع و همچنین عادت‌های نیکی وابسته است که به‌مرور زمان در خودتان رشد می‌دهید تا بتوانید وظایفتان را موفقیت‌آمیز انجام دهید. اجازه دهید برای درک بهتر این مفهوم ابتدا دربارهٔ مهم‌ترین انواع منابع موردنیاز و اهمیت هرکدام از آن‌ها صحبت کنیم.

منابع انسانی

منابع انسانی

منابع انسانی بدون شک مهم‌ترین منابع موردنیاز شرکت‌ها به‌شمار می‌رود. همهٔ کارمندان از کارگرهای بدون مهارت تا جایگاه‌های رفیع مدیریتی مهم هستند و هرکدام از آن‌ها می‌تواند بر بهره‌وری شرکت تأثیر بگذارد.

زمان

زمان

وقتی در بخش خدمات مشغول به کار هستید، زمان جوهرهٔ اصلی شمرده می‌شود. در این صورت بهره‌وری به چگونگی مدیریت زمان و چگونگی ساماندهی آن به‌طور مؤثر، محول کردن وظایف و اولویت‌بندی آن‌ها وابسته است.

دارایی‌ها

دارایی ها

شما در ازای ارائه خدمات خود هزینه دریافت می‌کنید؛ اما به بودجه هم نیاز دارید تا هزینهٔ سایر منابعی را که در خلال اجرای روند تولیدی لازم هستند، بپردازید. به همین خاطر باید دارایی‌ها را به‌طور مؤثر و شایسته مدیریت کنید و به هزینه‌ها و مخارج شرکت بر اساس نیازها اولویت ببخشید.

خلاقیت

خلاقیت

خلاقیت به‌شدت به منابع انسانی مرتبط است. شما نمی‌توانید خلاقیت را ساماندهی یا مدیریت کنید، اما می‌توانید آن را برانگیزانید و درنتیجه به آن پاداش دهید.

حالا بیایید بر اساس این ۴ منبع اصلی بهترین عادت‌هایی را که به بهبود عملکردتان کمک می‌کنند و شمارا قادر می‌سازند بین هزینه و درآمد به تعادل برسید، پیدا کنیم.

چگونه می‌توان بهره‌وری را در آژانس طراحی افزایش داد؟

پیش از هر چیز باید بگوییم که راه‌های مختلفی برای بهبود مدیریت و افزایش بهره‌وری وجود دارد؛ اما در این مقاله قصد داریم تنها به مهم‌ترین آن‌ها بپردازیم.

۱ – از CRM استفاده کنید

CRM چیست؟

CRM مخفف عبارت Customer Relationship Management به معنی مدیریت روابط مشتری است. در این سامانه می‌توانید همهٔ روابط کاری و داده‌های مربوط به آن‌ها را به‌طور مؤثر مدیریت کنید. اطلاعات ارتباطی، فروش، حساب‌ها، سرنخ‌های فروش، چشم‌انداز بازار و هر اطلاعاتی که مربوط به مشتری باشد را می‌توان تنها از یک موقعیت مرکزی با سامانه CRM مدیریت کرد.

همه داده‌های مذکور معمولاً در فضای ابری ذخیره می‌شوند و به همین خاطر می‌توانید فوراً به آن‌ها دسترسی پیدا کنید.

چرا باید از CRM استفاده کنید؟

اگر مایل هستید بهره‌وری‌تان را افزایش دهید، مدیریت مناسب مشتری و بازار اولین قدم مؤثر است. شما باید همهٔ اطلاعات را به‌طور طبقه‌بندی‌شده و به‌آسانی در دسترس قرار دهید تا بتوانید در زمان و منابع انسانی هم مؤثرتر و آسان‌تر صرفه‌جویی کنید. با خودکار کردن روند سازمانی همچنین در هزینه‌های مالی هم صرفه‌جویی می‌شود.


مقاله مرتبط: برنامه خود را مدیریت کنید، مثل یک رئیس!


همان‌طور که می‌بینید، CRM می‌تواند در ۳ منبع از منابع اصلی که پیش‌تر به آن‌ها اشاره کردیم، صرفه‌جویی کند. سامانه CRM واقعاً می‌تواند تفاوت معناداری ایجاد کند.

حالا اجازه دهید به موارد دیگری بپردازیم که بیشتر با آژانس طراحی مرتبط هستند و می‌توانید به کمک آن‌ها بهره‌وری را افزایش دهید.

۲ – مطلع شوید

آشنا شدن با مشتریان نه‌تنها در کارهای خلاقانه بلکه در همهٔ مشاغل حیاتی است. به همین خاطر باید روند مناسبی برای گردآوری اطلاعات ارزشمند از مشتریان پیش از آغاز به کار ایجاد کنید.

گردآوری اطلاعات مشتریان به چه معنی است و چه اهمیتی دارد؟

فرقی ندارد که مشتری از شما خواسته است تنها یک بنر تبلیغاتی ساده طراحی کنید یا کمپین مفصل تبلیغاتی برایش راه بیندازید؛ درهرصورت باید مشتری را به‌خوبی بشناسید و بدانید مخاطبان هدف او چه کسانی هستند و طراحی شما قرار است کدام مخاطبان را مورد هدف بگیرد.

اطلاعاتی که در این مرحله دربارهٔ مشتری به‌دست‌آمده می‌آورید از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است؛ چراکه به شما کمک می‌کند کارتان را به‌خوبی سازمان‌دهی و وظایف مختلف را هم به‌طور مؤثر میان کارمندان تقسیم کنید. با توجه به این موضوع که به نقاط ضعف و قوت اعضای گروه خود واقف هستید و جزئیات خواسته مشتری را هم می‌دانید، قادر خواهید بود وظایف را بر اساس مهارت‌ها و توانایی‌ها میان افراد تقسیم کنید و بدین ترتیب نه‌تنها در وقت و هزینه صرفه‌جویی کنید بلکه خلاقیت اعضای گروه را هم برانگیزانید.

نکته: اگر می‌خواهید این روند را کارآمدتر کنید، یک قالب استاندارد با پرسش‌ها و ایده‌های کلیدی طراحی کنید تا در خلال اجرای روند راهنمای افراد گروهتان باشد.

۳ – سازمان‌دهی کنید

سطوح مختلفی وجود دارند که بهره‌وری شما به آن‌ها بستگی دارد و همیشه چندین نفر از اعضای گروهتان در اجرای هر وظیفه، مأموریت یا کمپین در کنار هم یا با یکدیگر فعالیت می‌کنند تا آن را در زمان مقرر تحویل دهند. شما به‌عنوان مدیر، رهبر گروه یا یکی از اعضای آژانس طراحی حتماً به‌خوبی می‌دانید که طراحی واقعی در آخرین مرحله قرار دارد.

گروه فروش در مرحلهٔ اول قرار دارند. آن‌ها مسئولیت جذب مشتریان را بر عهده‌دارند و همچنین اطلاعات لازم را دربارهٔ آن‌ها گردآوری می‌کنند. سپس گروه طراحی (خلاقیت) در مرحلهٔ دوم وارد عمل می‌شود. وظیفهٔ آن‌ها دسترسی به اطلاعات گردآوری‌شده توسط گروه فروش و اجرای پروژهٔ طراحی است. بعدازآن نوبت به گروه بازبینی می‌رسد که باید کمپین طراحی‌شده را مرور و آن را تأیید کنند. این گروه در صورت لزوم پیشنهادهایی در جهت اصلاح و تغییر ارائه می‌دهد و طرح را دوباره به گروه طراحی بازمی‌گرداند.

شما می‌توانید جریان اطلاعات را میان این سطوح مختلف و افراد گروه‌ها به کمک ابزارهای مدیریت پروژه مدیریت کنید.


مقاله مرتبط: ۱۲ سرویس آنلاین برای افزایش بهره‌ وری استارتاپ ها


ابزارهای متفاوت و متنوعی در این زمینه طراحی‌شده است که می‌توانید با توجه به نوع فعالیت و روند روزمره امور از هرکدام که مناسب‌تر است بهره ببرید.

بهترین ابزارهای مدیریت پروژه پیشنهادی :

 Teamweek

Teamweek

Teamweek یکی از بهترین ابزارهای مدیریت پروژه به شمار می‌رود. این ابزار می‌تواند در میان دپارتمان‌های مختلف مورداستفاده قرار گیرد و به همین خاطر برای آژانس‌های طراحی مناسب است؛ چراکه برقراری و حفظ ارتباط میان گروه‌های مختلف فعال در این شرکت‌ها بسیار مهم است. Teamweek شمارا قادر می‌سازد پروژه‌ها را به گروه‌های مشخص واگذار کنید یا آن‌ها را در صورت لزوم بر عهدهٔ دیگر گروه‌ها بگذارید. این ابزار مفید همچنین امکان دسترسی به تاریخچهٔ کامل اجرای پروژه را هم در اختیارتان می‌گذارد.

 Trello

Trello

Trello هم یکی دیگر از ابزارهای مفید مدیریت پروژه مخصوصاً در همکاری با گروه‌های متفاوتی است که اعضای آن‌ها در موقعیت‌های مکانی متفاوت هستند. به بیان ساده‌تر، Trello شمارا قادر می‌سازد با آزادکاران، همکاران و مشتریانی که از شما دور هستند، به‌راحتی ارتباط برقرار کنید. شما می‌توانید Trello را با حساب کاربری Gmail خود همگام کنید یا از آن به‌عنوان یک اپلیکیشن مجزا بهره ببرید. اپلیکیشن Trello برای اغلب سیستم‌عامل‌های موبایلی و دسکتاپ در دسترس قرارگرفته است.

 Wrike

Wrike

Wrike هم انتخاب شایسته‌ای در میان ابزارهای مدیریت پروژه است. این ابزار مخصوصاً مناسب مدیریت پروژه‌های محتوایی است؛ چراکه شمارا قادر می‌سازد گردش کار پروژه را به‌آسانی در میان همهٔ افراد گروه‌های فعال ایجاد کنید.

۴ – وظایف را تقسیم کنید

وقتی همهٔ افراد گروه‌ها بدانند که چه وظایفی را باید انجام دهند، چه نقشی در این میان برعهده دارند و چگونه می‌توانند با یکدیگر ارتباط برقرار کنند، پروژه هم کارآمدتر و سریع‌تر به اتمام می‌رسد.

هماهنگ‌کننده‌ها و مدیران پروژه برای افزایش حداکثری بازده باید ضرب‌الاجل تعیین کنند، امور را برعهدهٔ افراد گروه‌ها محول کنند و در آخر روند پیشرفت هرکدام از کمپین‌ها یا پروژه‌ها را هم تک‌تک دنبال کنند.

نکته: به این نکته هم توجه داشته باشید که افراد برای عملکرد در بهترین حالت و استفاده از همهٔ ظرفیت خود به استراحت هم نیاز دارند. همچنین وظایف باید براساس مهارت‌های طراحان تقسیم شوند.

۵ – اولویت‌بندی کنید

اولویت‌بندی هم مرحلهٔ بسیار مهمی در روند افزایش بهره‌وری است. شما باید بدانید امور را چگونه اولویت‌بندی کنید و میان وظایف فوری و وظایف مهمی که می‌توان انجام آن‌ها را کمی به تأخیر انداخت، تفاوت قائل شوید. کارها را بر اساس اهمیت و اولویتشان تقسیم و ضرب‌الاجل‌ها را هم با توجه به داده‌های مرتبط و واقعی انتخاب کنید.

اگر در این زمینه به کمک بیشتری نیاز داشتید، از ابزارهای پیگیری زمان مانند Tracking Time، Timely یا Harvest استفاده کنید. این ابزارها مؤثر و مفید هستند و می‌توانند در صرفه‌جویی منابع و همچنین بهینه‌سازی و افزایش بهره‌وری به شما یاری رسانند.

نکته: می‌توانید ابزار پیگیری زمان را با ابزار مدیریت پروژه ترکیب کنید تا نتایج بهتری به‌دست آورید.

نتیجه‌گیری

افزایش بهره وری

آژانس‌های طراحی متعدد، حرفه‌ای و توانایی در بازار وجود دارند که همگی در تلاش هستند تا مشتریان هدف خودشان را جلب کنند و سهمی در این بازار بزرگ داشته باشند. رقابت در این میان نفس‌گیر شده است و اگر می‌خواهید موفق شوید، باید دائماً برای دستیابی به استراتژی‌های تازه و بهتر تلاش کنید تا بتوانید بهره‌وری خود را افزایش دهید.

توصیه می‌کنیم ابتدا از ۵ قدم اصلی شروع کنید: سامانه CRM راه‌اندازی کنید، اطلاعات مفید دربارهٔ مشتریان به‌دست آورید، وظایف را سازمان‌دهی کرده و نحوهٔ اولویت‌بخشی و تقسیم آن‌ها را به‌خوبی یاد بگیرید. اگر به استفاده از همهٔ این موارد در استراتژی مدیریت خود متعهد بمانید، قطعاً در رقابت با سایرین موفق خواهید شد.

نظر شما دربارهٔ این توصیه‌ها چیست؟ ازنظر شما کدام عادت‌های دیگر در این زمینه مهم هستند و می‌توانند بهره‌وری را افزایش دهند؟

افزودن دیدگاه

کلیک برای ثبت دیدگاه