در طول فرآیند اجرای یک پروژه، زمان‌هایی لازم است که اعضای تیم و حتی کارفرما در قالب یک جلسه در کنار هم جمع شوند و مجموعه اقداماتی که تا کنون صورت گرفته را مورد بررسی قرار دهند. این جلسات نواقص احتمالی پروژه را آشکار می‌کند و باعث می‌شود اعضای تیم و کارفرمایان با بررسی موشکافانه پروژه و ارائه نقطه نظرات خود به پیشرفت پروژه کمک نمایند.
مدیریت جلسات بررسی پروژه، یکی از کارهای مهم مدیر پروژه یا طراح اصلی است که باید به بهترین نحو انجام پذیرد تا قابل استفاده باشد.
شما می‌توانید قوانین و روند بررسی پروژه را تعیین کنید. این قوانین می‌تواند بازبینی پروژه را برای تمام اعضای این جلسه ارزشمندتر کند و درنتیجه پروژه شما را به بهترین نحو ممکن پیش ببرد. در ادامه نکاتی برای مدیریت بهتر جلسات بررسی پروژه بیان می‌شود که لازم حتماً به آنها دقت داشته باشید.
۱. تدارکات لازم را فراهم کنید
بررسی و بازبینی پروژه زمان و مکان خاص خودش را می‌طلبد. برخی از گروه‌ها این جلسات بازبینی را طبق برنامه زمانی مشخصی برگزار می‌کنند که به مراحل مختلف پروژه بستگی دارد درحالی‌که برخی دیگر ترجیح می‌دهند جلسه بازبینی را ماهانه برگزار کنند. زمان برگزاری این جلسات برای هر پروژه و تیم ممکن است متفاوت باشد اما بهتر است آنها را با توجه به جدول زمان‌بندی پروژه تنظیم کنید.
طراح پروژه باید همیشه در جلسه بازبینی حضورداشته باشد (اگر گروهی از طراحان روی پروژه کار می‌کنند، طراح اصلی باید در جلسه بازبینی شرکت کند). طراح اصلی مهم‌ترین عضو جلسه بازبینی است و باید مسئولیت مدیریت آن را بر عهده گیرد. گروه حاضر در این جلسه بهتر است ۵ تا ۸ نفره باشد. تمام افراد حاضر در این جلسه باید تا حدودی با پروژه آشنا باشند، اما از دپارتمان‌های مختلف انتخاب شوند تا طیف وسیع‌تری از دیدگاه‌ها در جلسه بررسی شود.
توسعه‌دهنده پروژه، مشتری، عضو دپارتمان فروش، نماینده سازمان یا مدیرعامل، عضو دپارتمان تبلیغات و بازاریابی و طراحی که مستقیماً روی این پروژه کار نمی‌کند باید در این جلسه حضور پیدا کنند. اساساً از هر دپارتمانی که رشد و توسعه آن به این پروژه بستگی دارد باید یک نفر در این جلسات بازبینی شرکت کند.
مقاله مرتبط: مدیریت نسل ها در محل کار
مکان مناسبی برای برگزاری جلسات بازبینی مهیا کنید که برای دیگر اعضای جلسه هم راحت باشد. در اغلب موارد این اتاق باید به یک صفحه‌نمایش بزرگ و اینترنت مجهز باشد. زمان برگزاری جلسه را از پیش تعیین کنید و به دیگر اعضا اطلاع دهید تا بتوانند سر موعد در آن مکان حضور به هم رسانند.
۲ . برای اعضای جلسه دعوت‌نامه ارسال کنید
سعی کنید زمان و مکان برگزاری جلسه را به بازبین‌ها از قبل اطلاع دهید. حداقل یک هفته قبل از برگزاری جلسه بازبینی برای اعضای آن پیام یادآوری بفرستید.
تمام اطلاعات موردنیاز بازبین‌ها را برای آنها ارسال کنید.
- زمان و مکان برگزاری جلسه (یا شماره تماس برای جلسات مجازی)
- خلاصه اهداف و محدودیت‌های پروژه
- هدف برگزاری از این جلسه بازبینی
- جدول زمانی روند پروژه و موقعیت کنونی
- گوشی، تبلت یا هر چیزی که لازم است اعضا برای بررسی پروژه به همراه داشته باشند
۳ . برای جلسه آماده شوید
طراح اصلی یا کارگردان هنری باید جلسه بازبینی را اجرا و مدیریت کند. برای این جلسه آمادگی لازم را کسب کنید. هرچه بیشتر تمرین کنید، اجرای جلسه برای شما ساده‌تر خواهد بود.
شما باید گفتگو را آغاز کنید. برای شروع جلسه سؤالات کلیدی مطرح کنید که به هدف جلسه کمک می‌کند:
- آیا رنگ و تایپوگرافی انتخابی، منطبق با هدف پروژه است؟
- آیا جای المان دیگری در این طراحی خالی است؟
- آیا این طراحی انتظارها را برآورده می‌کند؟
- آیا این طراحی برای شما واضح و قابل‌درک است؟
- کدام قسمت‌های این طراحی موردعلاقه شماست؟
- کدام قسمت‌های این طراحی را نمی‌پسندید؟
سؤال‌هایی بپرسید که حدس می‌زنید می‌تواند باعث اظهارنظر اعضا و پیش رفتن بحث شود. ممکن است دیگر اعضای این جلسه ندانند پروژه شما در حال حاضر دقیقاً در چه وضعیتی به سر می‌برد و فراتر از آن فکر کنند. شما باید به این نکته اشراف داشته باشید و انسجام بحث را حفظ کنید.
اگر اعضای جلسه آمادگی لازم برای گفتگو درباره پروژه را نداشتند باید جلسه را متوقف کنید. متأسفانه این اتفاق به‌کرات می‌افتد. به خاطر داشته باشید برگزار کردن جلسه‌ای که اعضای آن آمادگی لازم را ندارند هیچ سودی برای پروژه شما نخواهد داشت.
۴ . احساساتتان را وارد جلسه نکنید
دشوارترین کار ممکن در برگزاری جلسه این است که احساسات خودتان را وارد این جلسه نکنید. طراحان معمولاً به پروژه‌هایشان دل‌بستگی شدیدی دارند اما جلسه بازبینی مکان درستی برای نشان دادن علاقه و تعصب به پروژه نیست. شما باید به بازخوردهای دیگران بدون تعصب و طرفداری توجه کنید.
البته تمام بازخوردها مفید نیستند و ممکن است تنها بخشی از آنها سازنده باشد. تمام هدف برگزاری این جلسات شنیدن بازخوردهای سازنده و بهره گرفتن از آنها در جهت بهبود پروژه است. هیچ اشکالی ندارد که نظرات به‌دردنخور را نادیده بگیرید.
یادتان باشد شما آن پروژه نیستید و اگر کسی کار شما را نپسندید مطلقاً بدین معنی نیست که شخص شما را نکوهش می‌کند.
۵. جلسه بازبینی را با یک خلاصه از روند پروژه آغاز کنید
نفس عمیق بکشید و با اعتمادبه‌نفس وارد جلسه شوید.
بررسی پروژه را با خلاصه‌ای از موارد ذیل شروع کنید:
- اهداف کلی پروژه را مطرح کنید
- مشکلاتی که با آنها درگیر هستید را معرفی کنید
- جدول زمانی و مراحل تنظیم‌شدهٔ پروژه را شرح دهید
- توضیح دهید در مراحل بعدی پروژه چه اتفاقی می‌افتد
- طراحی انجام‌شده را توضیح دهید و بگویید چگونه می‌تواند اهداف را تحقق بخشیده و مشکلات را حل کند
بعدازاین خلاصه مفید از اعضا بخواهید بازخوردشان را از پروژه بگویند. جلسه را طوری مدیریت کنید که همه اعضا صحبت کنند و کسی متکلم وحده نباشد. بحث را تا ۱۰ دقیقه پیش از اتمام زمان جلسه پیش ببرید البته گاهی هم‌صحبت‌ها در روندی طبیعی به نتیجه ختم می‌شوند و نیازی به قطع آنها نیست.
۶. صادقانه و با احترام صحبت کنید
اگر بدون رودربایستی و صادقانه صحبت کنید، دیگر بازبین‌ها هم همین رویه را در پیش می‌گیرند. این شما هستید که جو جلسه را تعریف می‌کنید.
به حضار جلسه بگویید یادداشت بردارند و سؤال بپرسند. با این کار به آنها نشان می‌دهید که نظراتشان اهمیت دارد. به نقاطی که موردبحث و بازخورد گسترده قرارمی‌گیرند، بیشتر توجه کنید. مشکلات پروژه معمولاً در همین نقاط پیدا می‌شوند.
چنان‌که به پایان جلسه نزدیک می‌شوید از بازخوردهای سازنده خلاصه‌ای تهیه‌کرده و از اعضا بخواهید نظرات و بازخوردهای نهایی خود را ارائه دهند. سعی کنید زمان کوتاه و مشخصی برای این مرحله درنظربگیرید. هرگز در این جلسات بدون اطمینان از نظر تیم فنی، متعهد نشوید که تغییرات را اعمال می‌کنید. شما برای درنظرگرفتن هر تغییری باید دوباره به پروژه برگردید و آن را ارزیابی کنید.
۷. ارزیابی را پیگیری کنید
از اعضای حاضر در جلسه برای حضورشان تشکر کرده و یادداشت‌های مفیدی که در طی جلسه نوشتید را بردارید. به اعضا اطلاع دهید که مرحلهٔ بعدی پروژه چه زمانی به اتمام می‌رسد و آنها باید منتظر چه نتیجه‌ای باشند.
نتیجه نهایی
روند بازبینی پروژه اصلاً ترسناک نیست. تمرین و ممارست کمک می‌کند این جلسات برایتان مفید و مؤثر شود پس آنها را به تعویق نیندازید.
از اهداف و کارهایی که باید انجام دهید یک برنامه تنظیم کنید. برنامه‌هایتان را صریح توضیح دهید، به اعضای جلسه احترام بگذارید و به نظرات آنها پاسخ دهید. شما با همین رویه در کارتان پیشرفت خواهید کرد.
