برای سوال outlook چیست؟ خلاصه‌ترین جواب این است که بگوییم اوت لوک یک نرم‌افزار ارسال و دریافت ایمیل است و یکی از نرم‌افزارهای مجموعه مایکروسافت آفیس. اگر تا امروز بی توجه به این نرم افزار کاربردی، بقیه نرم‌افزارهای مایکروسافت آفیس را نصب می‌کردید، وقتش رسیده یک نرم‌افزار جدید و جذاب برای ارسال و دریافت ایمیل، ساخت تقویم و مرتب کردن کارها و جلساتتان بشناسید! همراه هاست ایران باشید تا باهم ببینیم Outlook چیست و چه کاربردی دارد.
برای استفاده از فایل صوتی این مقاله کافیست پادکست زیر را play کنید.
outlook چیست و چه کاربردهایی دارد؟
نرم افزار outlook اولین بار در سال ۱۹۹۰ به عنوان یکی از نرم افزارهای مایکروسافت آفیس ارائه شد. چند سال بعد از مجموعه آفیس خارج شد اما حالا دوباره می‌توانید اوت لوک را جزئی از مجموعه ماکروسافت آفیس بدانید و با دانلود یک ورژن از آفیس، این نرم افزار را هم دانلود کنید. البته ورژن محدودتری از اوت لوک به نام Outlook Express هم وجود دارد که همراه با ویندوز نصب می‌شود.
به هر حال اوت لوک تنها یک ابزار ارسال و دریافت ایمیل نیست، نام اوت لوک در میان کسانی که سرویس‌های ایمیل را به خوبی می‌شناسند، به فضایی برای مدیریت و سازماندهی ایمیلها معروف شده. اگر بخواهیم مفصل‌تر بگوییم اوت لوک چیست باید به این کاربردها هم اشاره کنیم:
- مدیریت همه اکانت‌های ایمیل شخصی
- دفترچه تلفن همراه! با امکان ویرایش مخاطبین و مدیریت تماس‌ها
- تنظیم تقویم شخصی و مدیریت جلسه‌ها و قرارها
- امکان زمانبندی کارها و پاسخگویی به ایمیلها
- نوشتن یادداشت شخصی برای ایمیلها یا در تقویم
- اشتراک گذاری اطلاعات ثبت شده در اوت لوک
چرا outlook؟ مزایا و معایب اوت لوک چیست؟
در مقایسه با سایر سرویس‌های ایمیل که وجود دارد، اگر بدانیم مزایا و معایب استفاده از اوت لوک چیست انتخاب راحت‌تری داریم:
مزایای استفاده از اوت لوک
اتصال همه ایمیلها به اوت لوک: می‌توانید همه اکانت‌های یاهو و جیمیل و … را به outlook متصل کنید و همه ایمیل‌هایتان را یکجا دریافت کنید. صرفه جویی در وقت مهمترین مزیت این کاربرد است.
فضای کاربری زیبا و شخصی سازی شده: طرح‌ها و قالب‌هایی در اوت لوک وجود دارد که میتواند فضای کاربری نرم‌افزار را زیباتر کند
اوت لوک همه جا با شماست: با قابلیت سینک و همگام‌سازی اوت لوک می‌توانید نسخه‌ی کامپیوتری را به نسخه موبایلی سینک کنید و همه اطلاعات را یکجا داشته باشید.
به روز رسانی آسان: به روزرسانی اوت لوک به طور مداوم توسط سرویس‌های مایکروسافت انجام می‌شود.
ویراستاری نوشته‌ها: اوت لوک یک بخش نگارشی قوی دارد که میتواند غلط های املایی شما را تصحیح کند.
ثبت نام جامع: با ثبت نام در اوت لوک درواقع در تمام سرویس‌های مایکروسافت ثبت نام می‌شوید.
آفلاین بنویسید: هنگام استفاده از اوت لوک می‌توانید به اینترنت متصل نباشید و در حالت آفلاین ایمیل بنویسید.
قابلیت جستجوی راحت: اوت لوک یک منوی جستجوی پیشرفته کاربردی و راحت دارد که با جستجوی یک واژه می‌توانید آن را در خود اوت لوک یا شبکه‌های اجتماعی که به اوت لوک متصل کردید پیدا کنید.
معایب استفاده از اوت لوک
دریافت کردن ایمیل‌های ویروسی: سیستم اوت لوک به گونهای است که همه ایمیلها را دریافت میکند و در این میان ممکن است کلی ایمیل ویروسی و بدافزار را هم دریافت کند. هنوز مشخص نیست برای حل این مشکل راهکار اوت لوک چیست. برای جلوگیری از ویروسی شدن کامپیوتر یا موبایلتان از باز کردن ایمیل‌های ناشناس خودداری کنید.
نحوه نصب و استفاده از outlook چیست
هنگامی که ویندوز نصب میکنید نسخه ای از outlook هم روی کامپیوتر شما نصب می‌شود. اگر نخواستید از نسخه ویندوز استفاده کنید (که البته تفاوت چندانی هم با نسخه مایکروسافت اوت لوک ندارد) می‌توانید با نصب مایکروسافت آفیس یک ورژن از اوت لوک را داشته باشید.
بعد از نصب ویندوز یا نصب outlook از طریق مایکروسافت آفیس، یک اکانت یا حساب کاربری در اوت لوک بسازید و همه ایمیلها و اکانت‌های دیگر را در آن وارد کنید.
بعد از ساخت اکانت و ورود به فضای ایمیل می‌توانید از امکانات آن که به صورت آیکون در گوشه سمت چپ نرم افزار قرار گرفته و شامل ایمیل (Email)، تقویم (Calendar)، مخاطبین (People)، مدیریت کارها (Task Management)، میانبرها (shortcuts)، پوشه‌ها (Folders)، یادداشت‌ها (Notes) می‌شود استفاده کنید.
تفاوت سایر ابزارهای ایمیل و اوت لوک چیست
باوجود ابزارهایی مثل جیمیل و یاهو و ابزارهای ایمیلی دیگر، اوت لوک محبوبیت زیادی دارد. علاوه بر کاربردها و مزایایی که در استفاده از اوت لوک وجود دارد، چند تفاوت بزرگ هم باعث محبوبیت این ابزار ارسال ایمیل شده.
رابط کاربری: رابط کاربری و ظاهر اوت لوک ساده تر از ابزارهای ایمیل دیگر است
فضای ذخیره‌سازی: فضای ذخیره‌سازی اطلاعات در اوت لوک نامحدود است و برخلاف ابزاری مثل جیمیل که فقط ۱۰ گیگابایت حجم داخلی ارائه می‌دهد، در اوت لوک به فضای نامحدود ابری متصل هستید.
ساماندهی ایمیلها: اوت لوک مانند جیمیل برای دسته بندی پیام‌ها فیلترینگ و پرچم flag ندارد اما یک سیستم دسته‌بندی راحت تر دارد که هر کسی میتواند به سادگی از آن استفاده کند.
یکپارچگی اوت لوک با شبکه‌های اجتماعی: در حالیکه ابزاری مانند جیمیل فقط با شبکه اجتماعی گوگل پلاس متصل است، اوت لوک میتواند به اکانت‌های فیسبوک و توییتر شما وصل شود.
کاربرد جدید اوت لوک در سازمان‌ها
در سال‌های اخیر سرویس مدیریت ایمیل Outlook توانسته جای بخش بزرگی از بروکراسی‌ها و اتوماسیون اداری را بگیرد. اوت لوک با امکان مدیریت یادداشت‌ها و پوشه‌بندی و آرشیو منظم ایمیلها و بخاطر امکان اتصال به چند ایمیل و همچنین همراهی کردن کارمندان در کامپیوتر و موبایل، به نرم افزار محبوبی برای کنترل و مدیریت نامه‌ها و یادداشت‌ها و جلسات سازمانی تبدیل شده.
چند ویژگی مهم اوت لوک که باعث انتخاب آن برای مدیریت سازمان‌ها شده:
- فضای حافظه زیاد برای نگهداری سوابق ارتباطات و بایگانی همه نامه‌ها.
- تقویم پیشرفته که چند نفر در سازمان با دسترسی‌های متفاوت می‌توانند به آن دسترسی داشته باشند.
- سیستم جستجوی پیشرفته اوت لوک باعث می‌شود پیگیری نامه‌ها و موضوعات در بایگانی راحت و سریع باشد.
- فضای کاربری اوت لوک ساده است و همه افراد سازمان در هر سطحی می‌توانند از آن به عنوان یک کارتابل برای وظایف و ارتباطات استفاده کنند.
سوالات متداول :
