راهنمای مطالعه
اگر به‌عنوان فریلنسر یا صاحب شرکت خدماتی کوچک قرار است پروژه طراحی سایت را برای مشتری انجام دهید، یکی از سخت‌ترین کارها برای شما بهره‌وری صحیح پروژه و مدیریت زمان خواهد بود. تفاوتی ندارد که شما طراح گرافیک، طراح وب یا مدیر هنری باشید؛ حتماً تابه‌حال در مسیر حرفه‌ای‌تان پروژه‌ای را پذیرفته‌اید که خیال می‌کردید ساده است و تنها چند هفته برای انجام آن زمان لازم دارید اما به سرانجام رساندنش ماه‌ها طول کشیده است.
پیش آمدن این موقعیت‌ها گاهی باعث ایجاد دردسر و نگرانی می‌شود اما اجازه دهید به جنبه مثبتش هم اشاره‌کنیم که شما از آن چیزهایی یاد گرفته‌اید و با توجه آن‌ها در پروژه‌های بعدی‌تان دیگر مرتکب اشتباه مشابه نشده‌اید. در این مطلب قصد داریم به قدم‌های مؤثر در مدیریت پروژه‌های طراحی وب بپردازیم که به سایر صنایع هم قابل‌تعمیم است؛ تنها کافی است جنبه‌های منحصربه‌فرد زمینه حرفه‌ای موردنظرتان را به آن بیفزایید و آنچه به کارتان مربوط نمی‌شود را حذف کنید.
هدف و بودجه را مشخص کنید
یکی از دلایل به نتیجه نرسیدن پروژه‌های طراحی وب سایت این است که طراح یا گروه طراحی وب و مشتری نتوانسته‌اند اهداف و بودجه مشخصی را برای وب‌سایت موردنظرشان تعیین کنند.
در ابتدای شروع روند پروژه طراحی وب باید با مشتری درباره مسائل خاصی صحبت کنید:
- از او بپرسید چرا به وب‌سایت اختصاصی نیاز دارد؟
- هدف این وب‌سایت چیست؟ آیا مشتری برای معرفی خودش به این وب‌سایت نیاز دارد؟ آیا نیاز به طراحی فروشگاه اینترنتی دارد؟
- مخاطب هدف مشتری شما چه کسانی هستند؟ دانستن این موضوع از ابتدای شروع کار برای تیم طراحی مهم است چراکه شناخت کافی از مخاطب هدف و مشخصات آن‌ها بر ساختار، نقشه و محتوای سایت تأثیرگذار خواهد بود.
- بودجه موردنظر مشتری برای پروژه طراحی وب سایت چقدر است؟
اگر نتوانید در ابتدای کار، بر سر این موضوع‌ها با مشتری‌تان به توافق برسید، ممکن است در طول انجام پروژه با مشکل مواجه شده و پروژه را به‌صورت کامل از دست بدهید.
در اغلب موارد ممکن است پروژه در حال انجام باشد اما تغییراتی در آن ایجاد شود. در این موقعیت‌ها باید بتوانید نیاز مشتری را برآورده کرده و هر چه لازم است را به پروژه اضافه کنید. اگر این تغییرات مستلزم هزینه بیشتری است و بودجه اولیه را به هم می‌ریزد یا هدف ایجاد وب‌سایت را دچار تغییراتی می‌کند، باید جلسه‌ای با مشتری‌تان ترتیب دهید و به آن‌ها بگویید که هدف و بودجه اولیه چه بوده و این تغییرات تازه چگونه آن‌ها را دستخوش تغییر می‌کند.
برنامه‌ریزی کنید و طبق آن عمل کنید
بعد از مشخص کردن اهداف و بودجه نهایی، برای اینکه پروژه در مسیر صحیح خود قرارگرفته و پیشرفت کند، هرکدام از افراد تیم طراحی باید به‌خوبی وظایفشان را بدانند. برای این منظور فهرستی شامل کارها و وظایفی که باید توسط هر شخص انجام شود برای مدیر و سایر اعضای تیم طراحی تهیه کنید.
در فهرست مخصوص تیم و مدیر طراحی تمام‌کارها و وظایف افراد در انجام این پروژه، باید شرح داده شود.
فهرست مشتری هم معمولاً شامل مروری کلی بر پروژه است و تمام تغییرات و مواردی که باید پیش از اتمام کار به پروژه اضافه شوند هم در آن نوشته می‌شود.
برای اینکه پروژه در دست انجام را کاملاً یکپارچه پیش ببرید، ابتدا آن را به بخش‌ها و قسمت‌های مختلف تقسیم کرده و برای هرکدام مهلت اتمام تعیین کنید. فرقی نمی‌کند که تیم طراحی‌تان فریلنسر هستند یا همه باهم در یک شرکت مشغول هستید، باید وظایف را به افراد تخصیص داده و مراحل انجام آن‌ها را هم توضیح دهید. وقتی این فهرست‌ها را تهیه کردید، دوباره تمام قسمت‌های پروژه را مرور کنید و به اعضای تیم طراحی و همچنین مشتری‌تان توضیح دهید کدام قسمت‌ها به هم وابسته‌اند و تکمیل موفقیت‌آمیز این پروژه درگرو انجام کدام مراحل و به چه ترتیبی است. اگر می‌خواهید پروژه طراحی وب موفقی ارائه دهید، باید حتماً روند برنامه‌ریزی و مدیریت پروژه را دنبال کنید؛ حتی اگر قراراست خودتان به‌تنهایی تمام تیم طراحی باشید. شما باید قادر باشید زمان را به‌گونه‌ای برنامه‌ریزی کنید که بازدهی بیشتری داشته باشید.
ابزارهای آنلاین مختلفی برای مدیریت پروژه وجود دارد که می‌تواند برای پروژه شما مفید باشد و شمارا از هرگونه سردرگمی احتمالی یا فراموش کردن کارها نجات دهد.
مقاله مرتبط: ٥ اپلیکیشن گوگل که کسب‌وکارهای کوچک به آن نیاز دارند
جدول زمانی تهیه کنید
بعد از تهیه فهرست کارها و همچنین تقسیم وظایف میان اعضای تیم، باید زمان موردنیاز برای اجرا و اتمام هر مرحله را هم تخمین بزنید. اگر در تخمین و پیش‌بینی زمان خیلی دقیق هستید هم باید زمان بیشتری در نظر بگیرید چراکه همیشه احتمال بروز خطا و مشکلات مختلف درروند هر مرحله وجود دارد. برای مثال اگر حدس می‌زنید که تولید محتوای صفحه اصلی ۴ ساعت زمان لازم دارد، بازه ۴ تا ۶ ساعته را برای آن تخمین بزنید. یادتان باشد که همه کارها الزاماً طبق برنامه پیش نمی‌روند.
علاوه بر این، اگر زمان تخمینی شما بیش از زمان موردنیاز واقعی باشد و شما قبل از مهلت معین موفق به اتمام و تحویل پروژه شوید، مشتری‌تان قطعاً تحت تأثیر قرار می‌گیرد اما برعکس وقتی زمان کمتری اعلام می‌کنید و در حین انجام پروژه با مشکلاتی مواجه می‌شوید، تحویل پروژه هم به تأخیر می‌افتد و این موضوعی است که در اغلب موارد باعث می‌شود مشتری از کارتان راضی نباشد. موقعیت استثنایی دیگری هم ممکن است پیش بیاید که مشتری شما در حین انجام پروژه درخواست افزودن ویژگی‌های بیشتری داشته باشد. در این صورت باید بودجه و زمان تحویل پروژه را طبق درخواست ایشان دوباره بررسی و تنظیم کنید.
مقالات مرتبط: با این ٥ اپلیکیشن بهره وری تیم خود را بالا ببرید
وقتی فهرست کارها و تمام مراحل مختلف درروند انجام پروژه طراحی وب‌سایت را تهیه‌کرده و تمام وظایف را برای اعضای مختلف مشخص کردید، آن‌ها را به بخش‌ها و قسمت‌های مختلف تقسیم کرده و برای هرکدام از آن‌ها جدول زمانی معین کنید. بهتر است کاملاً واقع‌بینانه برنامه‌ریزی کنید تا مجبور نشوید برخی مراحل را با شتاب و بی‌دقت طی کنید. همچنین باید به مشتری‌تان هم مهلت زمانی مشخصی برای اعمال تغییرات اعلام کنید. همه ما می‌دانیم که تأخیر در انجام و تحویل پروژه‌ها در اغلب موارد به خاطر عدم تنظیم جدول زمانی و مشکل در دریافت محتوا و اطلاعات موردنیاز از مشتری (لوگو، تصویر، متن و غیره) اتفاق می‌افتد.
راه‌های ارتباطی را باز بگذارید
صرف‌نظر از اینکه با چه کسانی اعم از طراحان وب، طراحان گرافیکی یا کارشناسان محتوا در پروژه‌های نوآورانه همکاری می‌کنید، حتماً باید در تمام مدت انجام پروژه با تمام اعضای تیم و مشتریانتان در ارتباط باشید. موقعیت‌های بسیاری پیش می‌آید که تنها تیم شما و مشتری‌تان در آن دخیل نیستید بلکه پای تولیدکننده ویدیو، نویسنده، گرافیست و افراد دیگری هم به میان می‌آید. شما باید به‌عنوان مدیر تیم طراحی با تمام این افراد دائماً در ارتباط باشید و آن‌ها را از تمام تغییرات و اتفاقات تازه باخبر سازید تا پروژه هم طبق برنامه تعیین‌شده، پیش برود. پیشنهاد می‌کنیم که به‌جای استفاده از ایمیل، از نرم‌افزارهای ارتباطی مناسب مانند Slack استفاده کنید.
نمونه مورد مطالعه: تجربۀ کار با کار چاق کن های آنلاین !
اگر هرکدام از مراحل طراحی وب به هر دلیلی بیش از زمان تعیین شده طول کشید، به تمام افرادی که در این پروژه با شما همکار هستند، اطلاع دهید. همچنین اگر هرکدام از اعضا و همکارانتان نتوانست کارش را در تاریخ معین به اتمام برساند، به آن‌ها یادآوری کنید که در ابتدای کار برای به نتیجه رساندن مراحل بر سر مهلت مقرر توافق کرده بودند. تعیین این مهلت زمانی مقرر به این معنی است که هر کس از ابتدای کار می‌داند قرار است در این زمان، چه مراحلی انجام دهد و برای این کار به چه ابزارها و محتوایی نیاز دارد.
انعطاف‌پذیر باشید
اگر مشتری در زمان انجام پروژه از شما خواست ویژگی‌های تازه‌ای به وب‌سایتش اضافه کنید، باید آن‌ها را بررسی کرده که آیا این تغییر امکان‌پذیر است؟ آیا باهدف اصلی وب‌سایت هماهنگ است و آن را نقض نمی‌کند؟ آیا این ویژگی تازه تغییری در بودجه نهایی و تاریخ تحویل پروژه ایجاد می‌کند؟ ویژگی تازه یعنی اضافه شدن کار و وظایف اعضای تیم طراحی مانند افزایش دفعات ویرایش و آزمایش وب‌سایت و حتی اضافه شدن مراحل پروژه و کل کار. شما باید اطلاعات مناسب و کافی را در اختیار مشتری‌تان قرار دهید تا به‌صورت کامل در جریان تأثیر تغییرات بر روند اجرای پروژه قرار گیرد.
مقاله مرتبط: ٧ قدم تا برگزاری موفق یک جلسه بررسی پروژه
کلام آخر
مدیریت یک پروژه طراحی وب‌سایت ممکن است گاهی اضطراب‌آور و دشوار به نظر برسد. تمام پروژه‌ها صرف‌نظر از کوچک یا بزرگ بودنشان، جنبه‌های مختلفی دارند که حتماً باید آن‌ها را از ابتدای کار در نظر بگیرید. با برنامه‌ریزی صحیح پیش از شروع پروژه، می‌توانید تمام مراحل مختلف این روند را برای دیگران آسان کنید. با تعیین اهداف نهایی، برنامه‌ریزی، ایجاد جدول زمانی و برقراری ارتباط با تمام همکاران و مشتریان متوجه می‌شوید که مسیر حرکت پروژه‌تان تا انتها هموار خواهد بود. حتی اگر در این مسیر با مشکلاتی مواجه شدید هم مطمئناً می‌توانید آن‌ها را رفع کرده و پروژه‌تان را موفقیت‌آمیز به اتمام برسانید.
