چگونه زمان خود را برای کار در منزل مدیریت کنیم؟

ما در دوره‌ای زندگی می‌کنیم که افراد بیشتر به سمت کار کردن شخصی و اصطلاحاً فریلنس روی آورده‌اند. شاید در نگاه اول کار کردن در منزل راحت و جذاب به نظر برسد اما باید گفت اصلاً کار آسانی نیست. حفظ تمرکز برای انجام کار در خانه نیازمند رعایت یک سری اصول است که در این مقاله به آن‌ها می‌پردازیم.

وقتی شما به‌صورت آزاد و فریلنس کار می‌کنید، مسائل زیادی وجود دارد که باعث حواس‌پرتی‌تان می‌شود. از بچه‌ها که آزادانه وارد محیط کاری شما در خانه می‌شوند و یا زمانی که در فیس‌بوک می‌گذرانید، شما برای اینکه مؤثرتر واقع شوید نیاز به تمرکز دارید. راه‌حل این‌گونه است که خودتان را به ابزار صحیح برای شغل موردنظرتان مسلح کنید.

اینجا لیستی از ابزار آنلاین که به ذخیره زمان شما کمک می‌کند را آماده کرده‌ایم، همچنین نکاتی که با استفاده از آن‌ها می‌توانید عوامل حواس‌پرتی را مدیریت کنید.

یک فضای مناسب برای کار ایجاد کنید

اگر کار کردن به‌صورت فریلنس را انتخاب کرده‌اید و قصد دارید در خانه کارکنید، باید یک فضای واقعی کاری در خانه برای خودتان ایجاد کنید. به‌طور مثال اینکه لب‌تابتان را بردارید و روی کانتر آشپزخانه شروع به کار کنید و یا اینکه فقط یک میز توی اتاق‌خوابتان را برای کار اختصاص دهید کار صحیحی نیست. چراکه مثلاً در سینک ظرف‌شویی توده‌ای از ظروف را خواهید دید که نیاز به شستشو دارند و یا اینکه توی اتاق‌خواب ده‌ها وسیله توجه شما را به خود جلب خواهد کرد.

• یک محیط کاری مشخص‌شده برای خودتان درست کنید که ترجیحاً یک در مجزا داشته و برای کارهای دیگری استفاده نمی‌شود.
• مکانی که انتخاب می‌کنید ترجیحاً پنجره داشته باشد. استفاده از نور طبیعی کسالت را از شما دور کرده و باعث تمرکزتان می‌شود.
• سعی کنید میز و صندلی‌ای که انتخاب می‌کنید راحت باشد، یک میز مناسب و دمای معتدل برای فضای کاری‌تان ضروری است.
• محیط کارتان را تمیز و مرتب نگه‌داشته و هرگونه درهم‌ ریختگی را سامان ببخشید. دقایق آخر هرروز کاری‌تان را صرف سرجمع کردن محیط کارتان کنید چراکه نظم باعث تمرکزتان در روز بعد خواهد شد. فضاهای کثیف اصلاً خلاقانه محسوب نمی‌شوند.

ساعت کاری اداری برای خودتان تنظیم کنید

یک ساعت کاری منظم برای خودتان انتخاب کرده و به خانواده، دوستان و مشتریانتان اطلاع دهید. اگر لازم است در ساعت کاری موردنظر روی در ورودی اتاق کارتان علامت ورودممنوع نصب کنید.

نیازی نیست ساعت کاری‌تان مثل ساعت کاری ادارات مثلاً از ۹ تا ۵ عصر باشد، چراکه شما فریلنس کار می‌کنید و شرایطتان ازنظر ساعت کاری منعطف است. اما بهتر است زمانی را برای ساعت کاری ثابت‌تان انتخاب کنید که متناسب با ساعت کاری مشتریانتان نیز باشد تا ایشان در همان ساعات با شما ارتباط بگیرند.

مقاله مرتبط: برنامه خود را مدیریت کنید، مثل یک رئیس!

بعد از تنظیم ساعت کاری مهم‌ترین موضوع احترام به زمان‌بندی‌تان است. این بدان معناست که همسر و فرزندانتان در این زمان به‌هیچ‌وجه حق ورود به حریم شما را نداشته و تنها زمان‌هایی که برای استراحتتان در نظر گرفته‌اید و یا وقت ناهار می‌توانید در کنار ایشان باشید.

اجرای این جریان بسیار در تقویت تمرکزتان در طول کار کمک می‌کند

یک زمان‌بندی هم برای برقراری تماس‌های تلفنی‌تان داشته باشید. درواقع یک کارمند اگر برنامه‌ای برای پاسخگویی به تلفن‌هایش نداشته باشد یکهو می‌بیند که در تمام‌روزش را صرف تماس تلفنی کرده است. برای جلوگیری از این اتفاق بهتر است که یک برنامه برای پاسخگویی به تماس‌هایتان داشته باشید و هرچه تماس بیشتر با شما گرفته شد به صندوق صوتی‌تان واگذار کنید. همچنین می‌توانید برنامه زمانی پاسخگویی به تلفن‌تان را به‌صورت امضا در ایمیل‌هایتان ارسال کنید تا مشتریان بدانند شما چه زمان‌هایی را پاسخگو هستید و در زمان موردنظر تماس بگیرند.

اعلان‌های فشار را خاموش کنید

ساده‌ترین راه برای جلوگیری از حواس‌پرتی این است که آن‌ها را از دستگاه‌های خود حذف کنید. از نوتیفیکیشن‌های موبایل گرفته تا پاپ‌آپ‌های دسکتاپ، همه و همه را باید حذف کنید تا هر دقیقه چیزی تمرکزتان را به هم نزند.

قوانین برای فریلنسرها:

قانون شماره یک: نوتیفیکیشن‌هایتان را غیرفعال کنید.

قانون شماره دو: صدای زنگ موبایلتان را قطع کنید.

قانون شماره سه: اگر این کارها را نمی‌توانید به‌تنهایی انجام دهید بهتر است از یک اپلیکیشن بلاک استفاده کنید.

یک ابزار که می‌توانید استفاده کنید: Freedom این امکان را به کاربرانش می‌دهد تا بتوانند زمان ماندن در یک سایت و یا اپلیکیشن خاصی را زمان‌بندی و برنامه‌ریزی کنند. به‌طور مثال اگر شما به چک کردن فیس‌بوک اعتیاددارید با استفاده از این ابزار می‌تواند زمان استفاده‌تان را محدود کنید.

از هدفون استفاده کنید

با یک مقدار صدای سفید با دنیای فعلی‌تان خداحافظی کنید. برای استفاده از یک هدفون خوب سرمایه‌گذاری کنید اما در عوض از شر صداهای مزاحم اطرافتان خلاص خواهید شد.

صداهایی را پیدا کنید که در پس‌زمینه محو می‌شوند. از گوش دادن به پادکست‌ها و یا کتاب‌های صوتی خودداری کنید چراکه این‌ها خود باعث حواس‌پرتی‌تان خواهد شد. به‌طور مثال صدای طبیعت البته نه با شدت بالا می‌تواند انتخاب مناسبی باشد و یا هر موسیقی دیگری که مطمئن هستید تمرکزتان را به هم نمی‌زند.

مقاله مرتبط: چگونه در محیط کار پراسترس آرامش خود را حفظ کنیم؟

یک استفاده دیگری هم می‌توانید از هندزفری داشته باشید، وقتی شما هندزفری به گوش دارید حتی اگر نمادین روی گوش‌هایتان گذاشته باشید و هیچ موسیقی‌ای گوش ندهید، اما باز دیگر فکر می‌کنند شما صدایشان را نمی‌شنوید و ازاین‌رو با شما صحبت نخواهند کرد.

از یک ردیاب زمانی استفاده کنید

آیا می‌دانید واقعاً زمانتان را چطور می‌گذرانید و به چه چیزهایی حواستان پرت می‌شود؟ آیا هیچ‌وقت از خودتان پرسیده‌اید که امروزتان چطور سپری‌شده است؟ و اینکه به‌عنوان یک کار مفید امروز چه‌کار کرده‌اید؟

اگر می‌خواهید که زمانتان را به‌خوبی مدیریت کنید، مخصوصاً برای طراحان و توسعه‌دهندگان وب که بیشتر زمان خود را پشت کامپیوتر می‌گذرانند، باید از ابزار یا اپلیکیشن‌های ردیابی زمان استفاده کنید.

دو دسته از ردیاب‌های زمانی وجود دارند:

بعضی اپلیکیشن‌های ردیابی در مدیریت امور و صورتحساب‌ها به کسب‌وکارهای فریلنس و آزاد کمک می‌کنند. این ابزار به شما کمک می‌کند تا بدانید که چه زمانی را به انجام چه پروژه‌ای اختصاص دهید، همچنین اینکه چه زمانی باید صورتحساب بگیرید. به دنبال ابزاری باشید که در دستگاه‌های مختلف قابل‌پیگیری بوده و گزارشی که برایتان ایجاد می‌کند به‌راحتی قابل‌فهم باشد. ابزاری که برای این منظور می‌توانید امتحان کنید TopTracker است. ابزاری رایگان که برای کارکنان راه دور طراحی‌شده و بهره‌وری را گزارش می‌دهد.

نوع دیگری از این ابزار به شما می‌گوید که شما دقیقاً چه‌کاری را در چه زمانی انجام دهید. این نوع ابزار کمتر برای صورتحساب گیری از مشتریان به‌کاربرده می‌شود و بیشتر به مدیریت مؤثر زمان شما کمک می‌کند. بیشتر ما حتی نمی‌فهمیم که عوامل حواس‌پرتی چطور جلوی پیشرفت صحیح کاری ما را گرفته‌اند. ابزاری که با ویژگی گفته‌شده به شما معرفی می‌شود RescueTime‌ است. این ابزار قابل‌راه‌اندازی در پس‌زمینه کامپیوترتان و گوشی موبایلتان بوده و گزارشی به شما ارائه می‌دهد شامل وب‌سایت‌ها و نرم‌افزارهایی که با آن‌ها کار می‌کنید و مدت‌زمانی که به هرکدام اختصاص می‌دهید، است. مثلاً پس از دریافت گزارش ممکن است مقدار زمانی که در اینستاگرام زمان می‌گذرانید برایتان شوکه کننده باشد. با کمک این ابزار می‌توانید زمانی که به وب‌سایت‌ها و اپلیکیشن‌ّها اختصاص می‌دهید را محدود کرده و زمانتان را مدیریت کنید.

بیشتر از ابزار تصویری استفاده کنید

طراحان فریلنس اغلب زمان زیادی را صرف توضیح نتیجه تصویری کارشان به مشتریان یا اعضای گروهشان می‌کنند. این زمان ازدست‌رفته را می‌توان با استفاده از ابزاری که اجازه می‌دهد تا همکاری تصویری داشته باشید، جبران کرد.

یک تخته سفید دیجیتال می‌تواند میزان صدای شما را در یک جلسه آنلاین تنظیم کند. (شما حتی می‌توانید آشفتگی ذهنی‌تان را درباره کارهایی که قصد ارائه دارید با در نظر گرفتن یک برنامه زمان‌بندی‌شده از بین ببرید.)

کار کردن به‌صورت گروهی طراح فریلنس را از تنهای درآورده و با واگذاری مسئولیت به هر یک از افراد تیم پیشروی کار را نیز هدفمندتر می‌کند.

ابزاری که بدین منظور می‌توانید استفاده کنید Mural است. استفاده از این ابزار بسیار راحت بوده و با استفاده از آن گویی شما یک‌تخته سفید دیجیتال دارید که می‌توانید بر روی آن ایده‌های خود را در یک فضای تصویری به اشتراک بگذارید. نه‌تنها با استفاده از این ابزار می‌توانید به‌سرعت طراحی‌های خود را در بین کاربران به اشتراک بگذارید، بلکه برنامه زمان‌بندی‌شده ملاقات‌های خود را نیز در دسترس دارید.

استفاده از مرورگر ناشناس

بسیاری از طراحان سایت و توسعه‌دهندگان فریلنس اکثر اوقات آنلاین هستند. درواقع قلمرویشان را همیشه حفظ می‌کنند.

از مرورگرتان در حالت ناشناس استفاده کرده و یا از افزونه‌های مرورگر برای کنترل بهره‌وری خود استفاده کنید.

مقاله مرتبط: بدون بر جای گذاشتن هیچ ردی وبگردی کنیم

ابزاری که در این مورد به شما معرفی می‌کنیم StayFocused است. این ابزار یکی از اکستنشن‌های گوگل است که زمان اختصاصی به هر سایت را برایتان محدود می‌کند. به‌طور مثال وقتی شما در روز یکسره آنلاین هستید مطمئناً صرف زمان در توییتر اصلاً خوشایندتان نیست. با این ابزار می‌توانید بعضی سایت‌ها و بعضی محتواها را بلاک کرده و یا اینکه زمان خاصی را برای استفاده از هرکدام اختصاص دهید.

امور مربوط به کسب‌وکارتان را تا جایی که امکان دارد خودکار کنید

برای طراحان فریلنس یکی از جاهایی که بسیار حواسشان پرت می‌شود، مدیریت کارهای تجاری‌شان است. (اغلب هم بخاطر اینکه این کار را دوست نداریم)

از آماده کردن صورتحساب‌ها و فرستادن آن‌ها گرفته تا قرارداد بستن و کارهای مربوط به آن. به همین خاطر تا جایی که می‌توانید این فرآیندها را خودکار کنید تا از اتلاف زمانتان جلوگیری شود. نرم‌افزارها و ابزار مناسب می‌توانند کمک قابل‌توجهی در این زمینه به شما کرده و باعث بالا بردن تمرکزتان شوند.

ابزاری که در این زمینه پیشنهاد می‌کنیم TermsFeed است. این ابزار به شما کمک می‌کند تا مستندات معتبر پایه‌ای ایجاد کنید مثل ضوابط حفظ حریم خصوصی و شرایط و قوانین. Slack هم برای مدیریت چت‌ّها و به اشتراک گذاشتن در یک مکان مناسب است و با استفاده از آن شما می‌توانید حجم زیادی از پیام‌های مشتریانتان را مدیریت کنید. از یک نرم‌افزار صورتحساب هم مثل Invocely برای پرداخت قبوض مشتریان و مدیریت درآمدها و هزینه‌ها استفاده کنید.

یک برنامه روتین برای خود تنظیم کنید

هرروزتان را باید با یک برنامه برای همان روز شروع کنید. قبل از شروع نیازمند انجام چه کارهایی هستید؟

هر فریلنسری یک برنامه روزانه خواهد داشت که اندکی متفاوت است. برای همین شاید مجبور باشید عملکردتان را با یک برنامه زمان‌بندی‌شده هماهنگ کنید تا به روال صحیح و شخصی خودتان دست‌یابید.

در ادامه یک نمونه روال روزانه را باهم بررسی می‌کنیم:

• پارت اول روز: یک بررسی سریع بر روی اکانت‌های کاری‌تان در شبکه‌های اجتماعی داشته باشید. تا جایی که امکان دارد یک سری پست‌ها را دنبال و یک سری پیام‌ها را پاسخ دهید. سعی کنید تمام ایمیل‌هایی که پاسخ دادنشان زمان‌بر نیست را بررسی کرده و پاسخ دهید.
• به سمت یک پروژه کاری بزرگ‌تر حرکت کنید. در اول روز که احساس نشاط دارید بهتر است به سراغ پروژه‌ّ‌ّ‌هایی بروید که نیازمند قدرت ذهنی بیشتری است. چندساعتی را به همین پروژه گذرانده و یک یا دو زمان استراحت در این میان برای خود در نظر بگیرید.
• یک‌زمان استراحت طولانی‌تر نسبت به قبلی‌ها برای ناهار و یا کمی پیاده‌روی در نظر بگیرید. این زمان مناسبی است که انرژی‌تان را تجدید کنید.
• مجدداً ایمیل‌هایتان را بررسی کرده و پاسخ دهید.
• از دوره عصر برای پایان دادن به کارهایتان استفاده کنید.
• زمانی را نیز برای فعالیت‌های حسابداری و بیزینسی‌تان در نظر بگیرید. در این زمان پاسخگوی تلفن مشتریانتان بوده و یا قرارهای کاری‌تان را تنظیم کنید و اگر تلفن و قراری نداشتید می‌توانید ایمیل‌های مشتریانتان را پاسخ دهید.
• در پایان روز هم یک برنامه برای روز بعدتان تنظیم کنید در این صورت از همین امروز می‌دانید که فردا قرار است چه‌کارهایی را انجام دهید، این فرآیند به ذهنتان نظم داده و انجام امور روز آینده آماده‌تان می‌کند.

نتیجه‌گیری

متأسفانه بیشتر زمان‌های ازدست‌رفته فریلنسرها شناسایی نمی‌شوند. درواقع این زمان‌ها به اموری اختصاص می‌یابد که به‌هیچ‌وجه نیازمند توجه ما نیست.

استفاده از ابزار کمکی درست، ایجاد یک محیط خوب کاری و پرورش عادات صحیح بسیار به شما در ایجاد تمرکز و انجام درست کارها کمک می‌کند و باعث می‌شود بیشتر از شر عوامل حواس‌پرتی در طول کارتان در امان بمانید. و اگر این نکات در بهبود عملکرد شما به‌عنوان یک فریلنس کمکی نکرد شاید زمان آن رسیده که موقعیت کاری خود را مورد ارزیابی قرار دهید. محل کار خانگی برای همه مناسب نیست. اگر کوچک‌ترین چیزی حواس شما را به خود پرت کرده و تمرکزتان را می‌گیرد، شاید بهتر باشد که به دنبال فرد دیگری با همین ویژگی بوده و همراه هم‌مکانی را خارج از خانه برای انجام پروژه‌هایتان دست‌وپا کنید. بالاخره شما باید در زندگی حرفه‌ای‌تان پیشرفت کنید و اگر کار کردن در منزل مانع این پیشرفت شده است باید یک تصمیم جدی بگیرید.

به یاد داشته باشید، زمانی که ساعات کاری شما پربار بوده و بتوانید با مدیریت عوامل محیطی کار بیشتری را با تمرکز بالا انجام دهید درنتیجه ساعات استراحت بیشتر و بهتری خواهید داشت. یک سری تغییرات کوچک می‌تواند تأثیرات شگرفی در عملکرد یک فریلنسر داشته باشد.