راه حل های مؤثر برای انطباق پذیری کارمندان تازه ‌وارد

با این راهنما به تازه‌واردهای سازمانتان کمک کنید تا سریع‌تر با محیط و فرهنگ تازه آشنا شوند و نرخ ریزش کارمندانتان را هم کاهش دهید. در ادامه می‌خواهیم درباره فرهنگ‌سازمانی و ایجاد روندی مؤثر برای تطبیق‌پذیری و همچنین اجتماعی کردن کارمندان تازه‌وارد صحبت کنیم.

بسیاری از کسب‌وکارها در مراحل مختلف روند استخدام از مصاحبه گرفته تا آزمون‌های حرفه‌ای و حتی روانشناسی از انواع روش‌های تخصصی استخدام و گزینش بهره می‌برند تا بهترین استعدادها را کشف کنند و برای جاهای خالی سازمانشان به استخدام خود درآورند. از طرفی موسسه Kern Ferry تحقیقاتی در این زمینه انجام داده و اعلام کرده است حدوداً ۲۵% کارمندان تازه‌کار در ۶ ماه اول استخدام از شغلشان استعفا می‌دهند. این روند همچنین باعث می‌شود سازمان استخدام‌کننده آن‌ها هم متحمل ضرری معادل از ۱۰۰ تا ۳۰۰% حقوق کارمند شود.

کجای کار اشتباه است؟

شروع یک شغل جدید ممکن است برای همه افراد استرس ایجاد کند. همه کارمندان تازه تلاش می‌کنند تأثیر مثبتی در سایر همکاران و مدیران ایجاد کنند و از طرفی باید با محیط، همکاران و همچنین فرآیندهای تازه‌ای که با آن‌ها بیگانه هستند، دست‌وپنجه نرم کنند و آشنا شوند. همکاری و همراهی با کارمندان تازه‌وارد در طول دوره سازگاری به کمک یک فرآیند تطبیق‌پذیری کنش گرایانه و ساختاریافته می‌تواند تجربه آن‌ها را به طرز چشمگیری بهبود دهد و روند زمانی لازم برای ورود مؤثر و هماهنگ یک فرد تازه را به فرهنگ‌سازمانی شما سرعت ببخشد.

علاوه بر این موضوع، تحقیقات متعددی انجام شده و گزارش کرده‌اند اگر سازمان‌ها از یک برنامه تطبیق‌پذیری مناسب برای کارمندان تازه‌واردشان بهره ببرند، حدوداً ۶۹% آن‌ها پس از کسب تجربه سازگاری مناسب به مدت حداقل ۳ سال در این سازمان می‌مانند. این روند همچنین به کسب‌وکارها کمک می‌کند تا نرخ ریزش کارمندان را کاهش دهند و زمان و انرژی را که در روند استخدام صرف می‌کنند به حداقل برسانند.

خصوصیات کلیدی یک برنامه انطباق‌پذیری موفق

یکپارچگی زودهنگام

بیش از یک‌سوم کارمندان در همان سه‌ماهه اول پیوستن به سازمان‌ها از شغلشان استعفا می‌دهند چون وظیفه واقعی آن‌ها اصلاً چیزی که انتظارش را داشته‌اند، نیست. همین موضوع به‌خوبی اهمیت ارائه شرح شغل به همراه جزئیات و همچنین مشخصات فردی موردنظر برای تصدی منصب‌ها را از سوی سازمان استخدام‌کننده نشان می‌دهد. درواقع متقاضیان مشاغل باید بتوانند با دیدن آگهی و پیش از دعوت به مصاحبه به‌خوبی با شغل آشنا شوند.

مصاحبه‌کنندگان هم باید در خلال مصاحبه سعی کنند متقاضی را با فرهنگ داخلی شرکت آشنا کنند. این امر همچنین کمک می‌کند در همان جلسه بتوانید تشخیص دهید که آیا این فرد برای سازمان شما انتخاب مناسبی خواهد بود یا خیر.

مقاله مرتبط: مدیریت نسل ها در محل کار [اینفوگرافیک]

Melina Jacovou، مدیرعامل و هم بنیان‌گذار شرکت الکترونیکی استخدام Propel، معتقد است کسب‌وکارها باید افرادی را استخدام کنند که عقایدشان با فرهنگ این سازمان‌ها در یک راستا قرار گیرد. او می‌گوید: «بهترین شرکت‌ها به‌خوبی به فرهنگ سازمانی‌شان واقف هستند و می‌دانند که این فرهنگ از کجا نشات می‌گیرد. آن‌ها متوجه هستند که فرهنگ‌سازمانی باید در همه بخش‌ها از کارگاه تا دفتر مدیرعامل جاری باشد. این موضوع به‌وضوح در میان استخدام‌کنندگان دیده می‌شود. بهترین سازمان‌ها همیشه متقاضیان استخدام را درباره ارزش‌های سازمانی به‌خوبی توجیه می‌کنند و به آن‌ها دقیقاً توضیح می‌دهند که در صورت استخدام مایل‌اند چه رفتاری از سوی کارمندانشان ببینند».

بهتر است روند انطباق‌پذیری کارمندان را از همان مرحله مصاحبه آغاز کنید. این اقدام به کارمند تازه‌کارتان کمک می‌کند پیش از اولین روز کاری با فرهنگ‌سازمانی شما آشنا شود. وقتی پیشنهاد کاری شما توسط متقاضی مورد تأیید قرار گرفت، یک ویدیوی خوشامدگویی برای او بفرستید یا برای برقراری ارتباط مؤثر میان این فرد تازه‌وارد و سایر همکاران، او را به همراه سایرین به یک قرار ملاقات اجتماعی و غیررسمی دعوت کنید تا پیش از شروع اولین روز کاری با یکدیگر آشنا شوند.

در اولین روز کاری تأثیر مثبت بگذارید

طبق تحقیقات موسسه Deloitte حدوداً ۴% کارمندان تازه‌کار پس از اولین روز کاری استعفا می‌دهند. به همین خاطر سازمان‌ها باید تلاش کنند در اولین روز آغاز کار کارمندان روی آن‌ها تأثیر مثبت بگذارند.

رمز این تأثیر مثبت در جدی گرفتن اصول اولیه آغاز کار است. سازمان‌ها باید حتماً یک نفر را برای خوشامدگویی و راهنمایی کارمند تازه‌وارد بفرستند. این فرد همچنین باید کارمند را به محل دقیق کارش ببرد و با سایر همکاران آشنا کند. میز کار کارمند باید تمیز و مرتب چیده شده باشد و همه وسایل موردنیاز برای شروع به کار هم مهیا باشد.

برخی شرکت‌ها یک کیت خوشامدگویی مخصوص برای کارمندانشان آماده می‌کنند و همه دستورالعمل‌ها و راهنماها را در آن قرار می‌دهند. این ایده مفید می‌تواند به کارمند تازه‌کار کمک کند تا سریع‌تر با محیط و قوانین تازه آشنا شود. شرکت‌ها باید اطلاعات ضروری مانند شماره‌ها و ایمیل‌های کلیدی، راهنمای کارکنان و چند آیتم کاربردی مانند ماگ با نشان تجاری سازمان، بطری آب و نوشت‌افزار اختصاصی در این کیت قرار دهند تا کارمند تازه‌وارد احساس کند که دیگر عضوی از این گروه همکاران به شمار می‌رود.

می‌توان بسته‌های خوشامدگویی را با صرف هزینه و سلیقه بیشتر به ابزاری مفید برای انتقال ارزش‌های درون‌سازمانی به کارمندان تازه‌وارد تبدیل کرد و همچنین روند ایجاد وفاداری را از همان روز اول میان آن‌ها و سازمان به وجود آورد. آژانس بین‌المللی تبلیغات Ogilvy and Mather یک جعبه خوشامدگویی ۸ لایه به نام «جعبه شروع» برای کارمندانش طراحی کرده است که باید آن را نمونه موفقی از این نظریه بدانیم. این شرکت معتقد است ۸ منش اصلی ایدئولوژی کلی آن را تشکیل داده و ظاهراً هرکدام از این لایه‌ها در جعبه شروع قرار است نمایانگر یکی از این خصلت‌ها باشد. این جعبه بسیار جالب، جذاب و تفکر برانگیز طراحی شده است و از جالب‌توجه‌ترین موارد آن باید به یک بازی فکری نوستالژیک و همچنین نسخه‌ای از کتاب David Ogilvy، بنیان‌گذار شرکت، اشاره کرد.

فرآیند آغاز و ساختار

تحقیقاتی که توسط Allied HR IQ Workforce Mobility انجام شد نشان داد به‌طور میانگین حدوداً ۸ ماه طول می‌کشد تا کارمندان تازه‌وارد سازمان‌ها به اوج کارآمدی برسند.

با کاهش یا از بین بردن همه مشکلاتی که ممکن است کارمندان تازه‌وارد شما با آن‌ها مواجه شوند، می‌توانید به روند بازگشت سرمایه شرکت سرعت ببخشید. یک روند انطباق‌پذیری یا مقدماتی که ساختار مناسبی داشته باشد، شما را قادر می‌سازد تا موارد ضروری را به‌خوبی پوشش دهید. این برنامه همچنین باعث می‌شود کارمند جدید با سایر هم‌گروه‌ها و افراد کلیدی بخش‌های دیگر هم آشنا شود.

مقاله مرتبط: ۸ نشانه هوش هیجانی در مدیریت مؤثر

علاوه بر این موارد، با بهره گرفتن از یک روند ساختاریافته می‌توانید درباره انتظارات سازمان از عملکرد کارمند جدید با او صحبت کنید و به توافق برسید. همچنین در این روند قادر خواهید بود برای کارمندتان اهداف مشخص و مهلت سررسید تعیین کنید تا او هم از ابتدای آغاز به کار برای افزودن ارزش به سازمان تلاش کند. بهتر است در فواصل زمانی مشخص و کلیدی مانند آخر هفته، ماه یا سه ماه اول آغاز کار با او به‌مرور و بررسی این اهداف بپردازید تا مسیر شغلی مشخصی را به او نشان دهید. این اقدام همچنین باعث می‌شود کارمند و شما به‌عنوان سازمان قادر باشید هر مشکلی را که ممکن است در خلال این ماه‌های مهم (اولین ماه‌های استخدام) به وجود آید، شناسایی و رفع کنید.

آموزش

برنامه‌های آموزشی هم می‌توانند در ایجاد سازگاری و پشتیبانی از کارمندان جدید بسیار مفید واقع شوند. موسسه Korn Ferry که درزمینهٔ منابع انسانی فعال است، دراین‌باره تحقیقی انجام داده و از کارمندان و سازمان‌ها خواسته است به پرسشنامه‌ای حول این موضوع پاسخ دهند. حدوداً ۹۸% پاسخ‌دهندگان اعلام کردند برنامه‌های آموزشی به کارمندان تازه‌وارد کمک می‌کنند اما تنها ۵۳% گفتند چنین طرحی را رسماً در سازمانشان اجرا می‌کنند.

هیچ الزامی وجود ندارد مربی موردنظر حتماً از همکاران نزدیک کارمند تازه یا حتی فردی باشد که در یک واحد یا بخش بزرگ‌تر با او همکاری می‌کند. درواقع شخصیت مربی از هر عامل دیگری مهم‌تر است. کسی را برای مربی‌گری کارمندان تازه انتخاب کنید که مطمئن هستید ازنظر شخصیتی با این کارمند سازگار است و می‌تواند این رابطه دوستانه را همیشه برای پشتیبانی و حمایت از او ادامه دهد.

پیش از هر چیز به مربیان برگزیده‌تان آموزش دهید تا همیشه از کارمندان تازه حمایت کنند و به آن‌ها درباره کسب‌وکارتان راهنمایی دهند. آن‌ها همچنین باید رفتارهای سازمان را به‌خوبی در کردار خود نشان دهند تا نمونه بارزی برای الگو گرفتن کارمندان تازه باشند.

بازخوردهای کارمندان را بپذیرید

اگر از کارمندان تازه‌واردتان بخواهید بازخوردشان را درباره تجربه‌ای که در روند استخدام کسب کرده‌اند به شما انتقال دهند، می‌توانید اطلاعات ارزشمندی از تحلیل آن‌ها به دست آورید و در بهبود استراتژی‌های استخدام و نگهداشت نیروی انسانی مورداستفاده قرار دهید. اولین برداشت کارمندان تازه‌وارد از سازمان بسیار مهم و ماندگار است و می‌تواند نحوه سازگاری و انطباق‌پذیری در فرهنگ‌سازمانی شما و همچنین میزان رضایت شغلی آن‌ها را به طرز قابل‌ملاحظه‌ای تحت تأثیر قرار دهد. به همین خاطر باید از بازخوردهای آن‌ها برای بهبود مداوم بهره بگیرید تا سرعت روند سازگاری کارمندان‌ جدیدتان به‌مرور افزایش یابد. بدین ترتیب نرخ ریزش کارکنان هم کاهش می‌یابد و در زمان و هزینه‌های کسب‌وکارتان هم صرفه‌جویی می‌کنید.