مجله خبری هاست ایران » کسب و کار » ۷ نکته برای استفاده بهتر از جیمیل
کسب و کار مدیریت و برنامه ریزی

۷ نکته برای استفاده بهتر از جیمیل

استفاده بهتر از جیمیل

امروزه اغلب مردم از ایمیل برای ارسال و دریافت نامه‌های اداری و حتی غیررسمی‌شان استفاده می‌کنند. سرویس‌های متعددی وجود دارند که این امکان را برای کاربران میسر می‌کنند. به نظر نمی‌رسد سرویس محبوب کمپانی گوگل با نام Gmail نیاز به معرفی داشته باشد.

جی میل امکانات و ویژگی‌های زیادی دارد که ممکن است هرگز از آن‌ها استفاده نکرده باشید اما قطعاً اگر با آن‌ها آشنا شوید، انجام کارها و نامه نگاری‌های الکترونیکی آسان‌تر و بهتر می‌شود. در ادامه این مطلب می‌خواهیم ۷ نکته و ترفند زیرکانه برای استفاده از جیمیل به شما معرفی کنیم. با ما همراه باشید.


مقال مرتبط: فیلتر کردن ایمیل‌ها بر اساس زمان در gmail


ایمیل‌ها تقریباً در تمام جوانب زندگی ما وجود دارند و طبق تحقیقاتی که موسسه McKinsey انجام داده، ما حدوداً ۳ ̸̸ ۱ وقت کاریمان را صرف مدیریت و خواندن ایمیل‌ها می‌کنیم. در این تحقیق صراحتاً اعلام شده که ۲۸% از زمان کاری هفته کارمندان در ارتباط با ایمیل‌هایشان سپری می‌شود. این زمان تقریباً معادل ۱۳ ساعت است. در این مطلب ۷ ترفند و افزونه کاربردی برای سرویس مجبوب gmail را به شما معرفی کنیم که باعث استفاده بهتر از جیمیل می شود و از بی‌نظمی و کمبود وقت نجات پیدا کنید.

۱. گزینه Undo Send را فعال کنید

آیا تابه‌حال برای شما هم پیش‌آمده که دقیقاً بعد از انتخاب گزینه ارسال متوجه اشتباهی در متن ایمیلتان شوید؟ دیگر نگران نباشید. گزینه Undo Send به شما کمک می‌کند ارسال ایمیل را برای لحظاتی متوقف کرده و آن را ویرایش کنید.

بازگرداندن ایمیل ارسال شده

برای فعال‌سازی این گزینه به منوی تنظیمات جیمیل رفته و در قسمت General آن را پیدا کنید.

فعال کردن undo send در جی میل

این گزینه شما را از ارسال ایمیل‌هایی با متن اشتباه و غلط املایی نجات می‌دهد.

۲. از پاسخ‌های پیش‌فرض استفاده کنید

درصد بالایی از ایمیل‌های ما ممکن است تا حدودی به هم شبیه باشند یا به موضوعی اشاره کنند که قبلاً مشابهش را برای شخصی ارسال کرده‌ایم. بخش عمده این پیام‌های طولانی را می‌توان به‌صورت استاندارد تنظیم کرد و هنگام ارسال با توجه به دریافت‌کننده، آن را تا حدودی شخصی‌سازی کرد. پیام موردنظرتان را ایجاد کرده و بعد ذخیره‌اش کنید تا هر زمان که لازم شد آن را بازیابی و استفاده کنید.

برای فعال‌سازی امکان استفاده از پیام پیش‌فرض به منوی تنظیمات جیمیل رفته و در شاخه Labs گزینه Canned Responses را فعال کنید.

استفاده از canned-responses در جیمیل

برای مثال اگر کسب‌وکار متوسطی دارید و می‌خواهید به مشتریانتان پاسخ دهید، با استفاده از این ویژگی می‌توانید به ۱۵۰۰ نفر ایمیل‌های یکسانی ارسال کنید که نامشان هم شخصاً در آن‌ها ذکر شده.

۳ . از جی میل آفلاین استفاده کنید

کار کردن در حالت آفلاین هم یکی دیگر از کارهای واقعا به درد بخور است. گاهی کاربران ترجیح می‌دهند جیمیلشان را آفلاین نگه‌دارند تا حواسشان در هنگام انجام کارها پرت نشود. البته ممکن است موقعیتی پیش آید که بخواهید در هنگام کار به مستنداتی از حساب جیمیلتان دسترسی پیدا کنید.

ممکن است در سفر باشید و دسترسی به اینترنت امکان‌پذیر نباشد. در این حالت پیشنهاد می‌کنیم حتماً از افزونه کروم Gmail Offline استفاده کنید. جیمیل آفلاین درواقع اپلیکیشنی است که برای دسترسی به جیمیل در حالت آفلاین طراحی شده و به شما اجازه می‌دهد بدون اتصال به هیچ شبکه‌ای ایمیل‌ها را بخوانید، به آن‌ها پاسخ دهید، در میان آن‌ها به جستجو بپردازید و آرشیوشان کنید.

افزونه جیمیل آفلاین

این اپلیکیشن با Drive هماهنگ است و با استفاده از آن قادر خواهید بود تمام اسناد و پوشه‌های داخل ایمیل‌ها را هم دریافت کنید. جیمیل آفلاین کمک می‌کند حتی وقتی در قطار یا هواپیما هستید هم کارتان را انجام دهید.

۴. حواستان پرت می‌شود؟ صندوق پیام را متوقف کنید

اغلب کاربران به‌محض دریافت ایمیل تازه احساس می‌کنند تا زمانی که آن را نخوانند، حواسشان پرت است و باید حتماً کنجکاوی‌شان را در این مورد برطرف کنند. این عدد روی زبانه مرورگر خیلی وسوسه کننده است:

متوقف کردن صندوق پیام جیمیل

گاهی هم ممکن است چندید ایمیل دریافت کنید و دیگر نتوانید بدون توجه به آن‌ها کارتان را ادامه دهید. ندایی درون شما می‌گوید «اول این ایمیل‌ها را چک کن و بعد به کارت ادامه بده.»

استفاده از افزونه کروم  Inbox Pause بهترین راه‌حل در مواجهه با این موقعیت است. این ابزار به شما کمک می‌کند از ورود ایمیل‌های جدید جلوگیری کرده و کارتان را انجام دهید.

متوقف کردن اینباکس

صندوق پیام‌های ورودی‌تان را Pause کنید، به کارتان ادامه دهید و بعد Unpause را انتخاب کنید تا تمام پیام‌های تازه وارد صندوق شوند.

۵. اشتراک‌ها را لغو کنید، باشد که آرام شوید

ایمیل اغلب کاربران در فهرست ایمیلی کمپین‌های تبلیغاتی مختلف وجود دارد و هرچند وقت یک‌بار ایمیلی دریافت می‌کنند که اصلاً مایل به خواندنش نیستند.

ابزار رایگان Unroll.me به شما کمک می‌کند اشتراک‌هایتان را در چند دقیقه مرتب کنید. بعد از این‌که در این ابزار با gmail ثبت‌نام کردید، فهرست تمام وب‌سایت‌ها و خبرنامه‌هایی که در آن‌ها عضو هستید به شما نمایش داده می‌شود. تنها با یک کلیک می‌توانید از هرکدام از این خبرنامه‌ها خارج شوید.

ابزار unrollme

۶. با تائید هویت دو عاملی امنیت ایمیل را بالا ببرید

جیمیل به‌واسطه ارتباط با تمام سرویس‌های گوگل ممکن است قطب اصلی ارتباطی شما برای ذخیره و نگه‌داشتن همه‌چیز اعم از تصاویر، اسناد و شماره تلفن‌ها باشد. به همین دلیل حفظ امنیت این هسته اصلی از اهمیت ویژه‌ای برخوردار است.

فعال کردن تائید هویت دو عاملی بهترین راه برای حفظ امنیت حساب جیمیلتان است. در تائید هویت دو عاملی، علاوه بر رمز عبور ایمیل خود به یک کد یکتا نیاز دارید. این کد می تواند از طریق اپلیکیشن جیمیل یا پیام کوتاه برای شما ارسال شود.

سرویس‌های دیگری هم مانند Dropbox، Apple،Facebook، Twitter، GitHub و Buffer هم از شیوه تائید هویت دومرحله‌ای استفاده می‌کنند. برای ورود به حساب کاربری در سایت هاست ایران هم نیاز به «تائید هویت دو عاملی» است.

هویت دو عاملی هاست ایران

نکته امنیتی مهم دیگری هم وجود دارد که مخصوص کاربرانی است که از چند دستگاه مختلف برای مرور جیمیلشان استفاده می‌کنند. با این کار session های مختلفی از جیمیل روی این دستگاه‌ها در حال اجرا باقی می‌ماند. البته همیشه از منوی تنظیمات و بخش امنیت می‌توانید فهرست تمام این دستگاه‌ها را مشاهده کرده و در صورت لزوم ارتباطشان را قطع کنید.

۷. از تحویل پیام ها مطمئن شوید

در هنگام استفاده از اپلیکیشن واتس‌اپ، اطلاعیه تحویل پیام ( delivery notifications)دریافت می‌کنیم:

 delivery notifications whatsapp

 

پیام‌رسان فیسبوک هم از این ویژگی پشتیبانی می‌کند:

facebook delivery notification
اگر از اپلیکیشن رایگان Sidekick برای جیمیل استفاده کنید، می‌توانید نوتیفیکیشن تحویل ایمیل را هم دریافت کنید:

پیام تحویل ایمیل در Sidekick

اغلب کاربرانی که از این اپلیکیشن استفاده کرده‌اند، از آن راضی هستند. Sidekick به‌خصوص برای کسانی مناسب است که به دنبال شغل مناسب می‌گردند، در حوزه فروش فعال هستند یا در کل کنجکاوند بدانند ایمیل‌هایشان خوانده شده یا خیر. امکان مطلع شدن از رسیدن ایمیل به دریافت‌کننده و خوانده شدنش، در جیمیل هم مانند واتس‌اپ و فیسبوک بسیار ارزشمند است.

آیا شما هم افزونه یا برنامه کاربردی دیگری می شناسید که باعث افزایش بهره وری Gmail شود؟ آن را با ما به اشتراک بگذارید.

منبع thenextweb