مجله خبری هاست ایران » کسب و کار » 5 دلیل برای استفاده از Google Sheets
کسب و کار مدیریت و برنامه ریزی

5 دلیل برای استفاده از Google Sheets

Google sheet

همه ما با گوگل و سرویس های مختلف آن آشنا هستیم. اما ممکن است برخی ابزارهای جانبی گوگل که می‌تواند کمک بزرگی به پیشبرد هرچه سریع‌تر کارها کنند را نشناسیم. در این مقاله قصد داریم به معرفی سرویس Google sheets بپردازیم. صفحه گسترده‌ای که به علت یکجا بودن تمام اطلاعات در یک فضا سرعت تیم شما را بالا خواهد برد.

زمانی که شما در کار کردن با صفحات گسترده مهارت خوبی پیدا کنید دیگر نیازی به استفاده از دیتا‌ست های تاریخ گذشته نخواهید داشت. حتی دیگر مهم نیست که جداول میله ای و فرمول‌های شما تا چه حد پیچیده باشد.


مقال مرتبط: ٥٥ حقیقت که احتمالا در مورد گوگل نمی‎دانید [اینفوگرافیک]


بطور میانگین یک کارمند هشت ساعت در یک هفته معادل یک روز کاری کامل خود را صرف تجمیع اطلاعات می‌کند. اگر تمام اطلاعات موردنیاز تیم کاری‌تان در یک فضا جمع شده باشد، در زمان صرفه‌جویی کرده‌اید.

با سرویس آنلاین Google Sheets می‌توانید هرچه سریعتر و راحت‌تر اطلاعات‌تان را در یک مکان آنالیز و سازماندهی کنید.

در ادامه به پنج دلیل اصلی استفاده از آن می‌پردازیم:

۱. اطلاعات شما همیشه به روز می‌ماند

کار کردن در فضای ابری به شما این امکان را می‌دهد که اطلاعاتتان همیشه به روز باشد، چراکه اطلاعات به محض اینکه از سوی شما تایپ شود ذخیره‌سازی می‌شود.

در این فضا، اعضای مختلف تیم‌ می‌توانند از طریق گوشی تلفن، تبلت و کامپیوترشان به صورت آفلاین و آنلاین با یکدیگر همکاری کنند و یک منبع منحصر به فرد برای پروژه ها ایجاد کنند.

چطور می‌توان در این فضا روال کار را برای خود شخصیسازی کنید؟

شما و همکارانتان در این فضا به یک دیتای مشترک دسترسی خواهید داشت، صفحات را هرطور که خواستید می‌توانید تغییر دهید بدون اینکه این تغییرات از سوی همکارانتان قابل مشاهده باشد. مثلا می‌توانید اطلاعاتتان را مرتب‌سازی کرده و حتی صفحاتی که به آن نیازی ندارید را پنهان کنید.


مقال مرتبط: فیلتر کردن ایمیل‌ها بر اساس زمان در gmail


اگر نگران این هستید که دیگران دیتا شما را از بین ببرند هم می‌توانید از طریق تنظیمات اشتراک‎گذاری سفارشی، از بخش‌های مورد نظر خود مراقبت کنید.

در گوگل شیت از طریق custom share settings می‌توانید به این تنظیمات دسترسی داشته باشید. علاوه بر این نیازی نیست برای کنترل نسخه مورد استفاده نگران باشید، از طریق دستور زیر شما می‌توانید نسخه فعلی خود را ببینید و یا به نسخه قبلی برگردانید.

از منوی File  گزینه Version History را انتخاب کنید و یا بر روی  “All Changes Saved in Drive”که بالای صفحه تان قرار گرفته است کلیک کنید. 

۲. سرعت بخشیدن به تجزیه و تحلیل‌

بوسیله هوش ماشینی گوگل شما می‌توانید صفحه‌هایی که حجم بالایی از اطلاعات را در خود جای داده‌اند را مورد تجزیه و تحلیل قرار دهید.
می توانید درباره اطلاعاتتان سوال بپرسید و گوگل شیت از طریق زبان پردازشی خود به شما پاسخ خواهد دهد.
گوگل شیت برای شما چارت، فرمول پیشنهادی و جداول میله‎ای را می‌سازد.
می‎توانید فراتر بروید و ترکیب چند صفحه گسترده را مورد آنالیز قرار دهید، در گوگل شیت می‌توانید صفحه‌های مختلف را در یک Big Quary برای تجزیه و تحیل در مجموعه دیتایی گسترده، همگام‌سازی کنید.

۳. حفاظت از اطلاعات

ویژگی‌های امنیتی  گوگل بر اساس G Suit  برای مدیریت اطلاعات تجاری حساستان، ساخته شده است. هیچ صفحه‌ای از این قاعده مستثنی نیست.

گزینه share در بالا و گوشه سمت راست صفحه قرار دارد که با کلیک بر روی آن تنظیمات دسترسی برای اعضای تیم مشخص می‌شود. از این طریق شما می‌توانید کنترل کنید که چه کسی بتواند استاد شما را ببیند، تغییر دهد و یا راجع به آنها اظهار نظر کند.

همچنین کنترل مدیریت حقوق اطلاعات IRM این امکان را به شما خواهد داد که گزینه‌های مربوط به دانلود، کپی و یا پرینت صفحات گسترده را غیر فعال کنید.

اگر نیاز دارید که دسترسی به اطلاعات محرمانه‌تان از زمانی به بعد متوقف شود، می‌توانید یک تاریخ انقضا برای این دسترسی تعیین کنید. با تعیین این زمان دیگر کاربران از آن زمان به بعد امکان دسترسی به اطلاعات شما را نخواهند داشت.

با وجود همه اینها مدیر هر صفحه می‌تواند دسترسی بعضی افراد به برگه‌ها را محدود کنند.

۴. امکان استفاده از راه کارهای قبلی

قرار نیست کار کردن با گوگل شیت شما را محدود کرده و دیگر نتوانید از دستورالعمل‌هایی که قبلا استفاده کنید.

قطعا شما به ابزارهایی نیاز دارید که اختلالی در فرآیندهای کاری‌تان بوجود نیاورد. (مخصوصا اگر شما از فرآیندهای خاصی بطور همیشگی استفاده می‌کنید)

نگران نباشید همه دستورالعمل‌های پیش فرض شما در گوگل شیت نیز موجود است.


مقال مرتبط: ۷ نکته برای استفاده بهتر از جیمیل


بیاید از توابع شروع کنیم: شما می‌توانید از هزاران دستوالعملی که تا بحال برای کارهایتان استفاده می‌کردید در این محیط هم استفاده کنید، مثل  VLOOKUP, SUMIFS و. IPMT

همچنین روش‌های منحصر بفردی برای هر شیت در نظر گرفته شده تا مراحل انجام کار شما کاهش یابد مثل:

Filter، برای سازماندهی سریع یک صفحه گسترده بر اساس یک ورودی

Query، یا همان جستجو کردن برای بیرون کشیدن نتایج خاص مورد نظر شما از یک مجموعه داده بکار می‌رود.

غیر از این توابع، شما همچنین می‌توانید برای آنالیز اطلاعاتتان از جداول میله‌ای استفاده کنید و یا اجازه دهید صفحه‌های گسترده این کار را برای شما انجام دهند.

سازماندهی به چه شکل است؟

سلول‌های رنگی از قالب‌بندی شرطی استفاده می‌کنند. برای ارائه هرچه راحت‌تر اطلاعات‌تان، می‌توانید با داده‌های معتبر لیست‌های کشویی بسازید و یا سرتیترها را در بالای برگه‌ها ثابت کنید.

وقتی داده‌هایتان سازماندهی شد، می‌توانید نمودارهای میله‌ای، دایره‌ای و خطی از داده‌هایتان بسازید.

هر زمان اطلاعات‌تان را ویرایش کنید: صفحه گسترده Google Sheets چه بصورت آنلاین و حتی آفلاین در دسترس تیم کاری شما بوده و می‌توانید از طریق مرورگر موجود در کامپیوتر و یا تحت سیستم عامل‌های اندروید و ios به آن دسترسی داشته باشید.

با این امکان حتی در سفر، پرواز و هرجایی که به اینترنت دسترسی ندارید هم امکان کار کردن را خواهید داشت.

۵. خودکار شدن فرآیند ها

وقتی همه اطلاعات‌تان در یک مکان ذخیره شده باشد، فرایندهای خودکارسازی آسان‌تر است.
مثلا وقتی که بخواهید نیازمندی‌های اداره‌تان را تامین کنید، بجای ارسال ایمیل‌های مختلف بابت هماهنگی خرید از اپلیکیشن‌های G Suite استفاده کنید.
برای مثال اگر در یک شرکت مدیریت فهرست اموال بر عهده شما باشد، شما می‌توانید برای جمع‌آوری درخواست‌های تامین اموال از سوی تیم کاری‌تان از Google Forms استفاده کنید. در اینصورت شما می‌‌توانید فرم‌های پاسخ داده شده را در یک صفحه گسترده ذخیره کنید، با این کار همه نیازها را در یک مکان ثبت شده خواهید داشت. اگر با یک اسکریپت صفحه گسترده‌ای که نیازها را در آن ثبت کرده‌اید با اکانت جیمیل خود همگام‌سازی کنید، می‌تواند بصورت کاملا اتوماتیک ایمیل‌هایی را به قسمت‌های مرتبط ارسال کند، بنابراین دریافت‌کنندگان، پس از دیدن ایمیل می‌توانند درخواست‌ها را در نقطه‌ای از صفحه گسترده تایید کنند.

هزاران راه برای اینکه کنترل جریان کارتان را کاملا در دست بگیرید و به روال کار سرعت ببخشید وجود دارد.

پس همین الان اقدام کرده و روال کاری خود را امن، سریع و قدرتمند کنید.

منبع google
ابزار بهینه سازی وب هاست ایران

افزودن دیدگاه

کلیک برای ثبت دیدگاه